Firma i właściciele
Założysz teraz w programie swoją firmę i ustawisz jej parametry podatkowe, a następnie dodasz właścicieli i ich udziały. To drugie jest ważniejsze, niż się wydaje — bez właściciela i udziału program nie policzy podatku dochodowego ani składek ZUS przedsiębiorcy.
Dodanie firmy
Firma (podmiot) to podstawowa jednostka, wokół której kręci się cała praca: do niej przypisujesz księgi, faktury i deklaracje. W tym rozdziale dodasz firmę i ustawisz jej opcje podatkowe — formę opodatkowania i status VAT. Wszystkie wersje
5.1 Dodanie firmy krok po kroku
Firmy dodajesz w drzewie, pod węzłem „Firmy". Działa tu ten sam schemat, co w całym programie (dodawanie przez Insert, menu podręczne lub pasek narzędzi — zob. Część I, rozdział 4).
▸ Dodanie nowej firmy
Wszystkie wersje- W drzewie zaznacz węzeł „Firmy".
- Naciśnij Insert (lub kliknij prawym przyciskiem i wybierz „Dodaj", albo użyj przycisku „Dodaj" na pasku narzędzi).
- W oknie danych firmy uzupełnij informacje. Aby nie wpisywać wszystkiego ręcznie, możesz skorzystać z wbudowanej bazy firm z całej Polski oraz z dostępu do rejestru REGON, które podpowiedzą dane na podstawie numeru.
- Ustaw opcje podatkowe na zakładce „Podatki" (opisane w punkcie 5.2).
- Kliknij „Zapisz i zamknij".
REGON — rządowy rejestr podmiotów gospodarki narodowej. Program może pobrać z niego dane firmy (nazwę, adres), dzięki czemu nie musisz przepisywać ich ręcznie.
5.2 Status VAT i opcje podatkowe
Najważniejsze ustawienia firmy znajdują się w oknie jej edycji, na zakładce „Podatki". Tu określasz:
- formę opodatkowania — np. KPiR, ryczałt, a w wersji wyższej także pełne księgi rachunkowe Profesjonalna+;
- status VAT — czy firma jest podatnikiem VAT czynnym, czy korzysta ze zwolnienia podmiotowego (jest też możliwość wyliczenia limitu przychodów do zwolnienia);
- mikrorachunek podatkowy — program może wygenerować jego numer;
- możesz też sprawdzić status VAT firmy na białej liście podatników.
Jeśli nie zaznaczysz pola „Podatnik VAT" (firma zwolniona), program ukryje pola VAT w oknie księgowania dokumentów. To zamierzone — ale jeśli kiedyś „nie widzisz" pól VAT przy księgowaniu, sprawdź najpierw status VAT firmy.
Biała lista podatników VAT — rządowy wykaz, w którym sprawdzisz, czy firma (Twoja lub kontrahenta) jest czynnym podatnikiem VAT i czy podany numer konta jest oficjalnie zgłoszony.
Mikrorachunek podatkowy — indywidualny numer rachunku, na który wpłacasz podatki (PIT, VAT) do urzędu skarbowego.
Zwolnienie podmiotowe z VAT — zwolnienie ze względu na niski roczny obrót; po przekroczeniu ustawowego limitu trzeba zarejestrować się jako podatnik VAT czynny.
Wybór, czy VAT rozliczasz miesięcznie, czy kwartalnie, przekłada się później na rodzaj pliku JPK_V7 (miesięczny JPK_V7M lub kwartalny JPK_V7K) — wrócimy do tego w części o VAT i JPK.
5.3 Automatyczne numerowanie dokumentów
To, jak program ma nadawać numery dokumentom, ustawiasz w oknie edycji firmy na zakładkach „Faktury", „Magazyn" i „Dokumenty płatnicze". Dzięki temu każda nowa faktura czy dokument magazynowy dostanie kolejny numer według ustalonego wzoru, bez ręcznego pilnowania numeracji.
5.4 Poczta firmy
Pocztę globalną (np. do wysyłki faktur) ustawiłeś już w Części I. Poczta podana w oknie edycji firmy jest używana do wysyłki wiadomości od tego podmiotu — to z tego adresu wyjdą np. faktury danej firmy. Wpisujesz ją tak samo jak pocztę globalną (serwer, adres, hasło).
Nie myl jej z pocztą biura rachunkowego, którą wysyła się wiadomości do klientów — to osobna konfiguracja, dostępna w wersji dla biur. Biuro
5.5 Ograniczenia wersji i usuwanie firmy
Wersje niższe niż Profesjonalna ograniczają liczbę pozycji w kilku zbiorach. Najważniejsze limity zestawiono poniżej:
| Rodzaj danych | Standard | Rozszerzona | Profesjonalna / dla biur |
|---|---|---|---|
| Firmy | 1 | 3 | bez limitu |
| Właściciele / udziałowcy (łącznie na wszystkie firmy) | 3 | 5 | bez limitu |
| Pracownicy (na każdą firmę) | 10 | 20 | bez limitu |
Poza limitami liczbowymi, w wersjach niższych niż Profesjonalna nie ma też: modułu płac (zaawansowane listy płac, nieobecności, deklaracje ZUS, rozliczanie zleceń i dzieł), pełnej księgowości oraz obsługi wielu baz danych Profesjonalna+. Dodatkowo sama wersja Standard nie zawiera ewidencji przebiegu pojazdów do celów VAT Rozszerzona+.
Firmę usuwasz tak samo jak inne elementy — zaznaczasz ją i naciskasz Delete (lub wybierasz „Usuń" z menu podręcznego).
Zanim usuniesz firmę, musisz najpierw usunąć wszystkie udziały wskazujące na tę firmę (znajdziesz je pod właścicielami). W przeciwnym razie program pokaże komunikat o niemożliwości usunięcia powiązanych obiektów. O udziałach mowa w rozdziale 6.
Jeśli kiedyś przejdziesz na niższą wersję, najpierw usuń nadmiarowe dane (firmy, właścicieli i pracowników ponad limit nowej wersji), a dopiero potem wpisz nowy klucz licencyjny.
Najczęstsze błędy i pytania
- Przy księgowaniu nie widzę pól VAT.
- Najprawdopodobniej firma jest oznaczona jako zwolniona z VAT. Włącz „Podatnik VAT" na zakładce „Podatki", jeśli firma jest czynnym podatnikiem.
- Nie mogę usunąć firmy.
- Usuń najpierw udziały tej firmy (pod właścicielami), a dopiero potem samą firmę.
- Osiągnąłem limit (firm, właścicieli lub pracowników).
- To ograniczenia wersji niższych niż Profesjonalna (firmy 1/3, właściciele 3/5, pracownicy 10/20 na firmę). Wersja Profesjonalna i wyższa zdejmuje te limity.
Właściciele i udziały
To rozdział, który łatwo pominąć — i niepotrzebnie utknąć później przy podatku dochodowym. Właściciel to osoba fizyczna, dla której program liczy podatek dochodowy i składki ZUS. Udział łączy właściciela z firmą. Bez tego połączenia nie ma z czego liczyć ani PIT-u, ani zaliczek. Wszystkie wersje
6.1 Dodanie właściciela
Właścicieli dodajesz pod głównym węzłem „Właściciele (osoby fizyczne)" w drzewie — a nie pod „Właściciele" widocznym wewnątrz firmy. Pod firmą właściciel pojawi się automatycznie, gdy dodasz mu udział w tej firmie.
▸ Dodanie właściciela (osoby fizycznej)
Wszystkie wersje- W drzewie zaznacz główny węzeł „Właściciele (osoby fizyczne)".
- Naciśnij Insert (lub „Dodaj" z menu podręcznego / paska narzędzi).
- Uzupełnij dane osoby w oknie edycji właściciela.
- Kliknij „Zapisz i zamknij".
6.2 Udziały — powiązanie właściciela z firmą
Udział mówi programowi, że dana osoba czerpie dochód z danej firmy (i w jakiej części). Dzięki udziałom program potrafi liczyć zaliczki i roczne PIT-y z wielu firm naraz.
▸ Dodanie udziału
Wszystkie wersje- Pod właścicielem (pod głównym węzłem) dodaj nowy udział klawiszem Insert.
- Wskaż firmę, której dotyczy udział, i określ jego wielkość.
- Dla firmy jednoosobowej nie wpisujesz dat obowiązywania udziału. Daty podaj tylko w spółkach, gdy udziały się zmieniają w czasie.
- Zapisz. Właściciel pojawi się automatycznie również w gałęzi danej firmy.
Działalność jednoosobowa (JDG) — firma prowadzona przez jedną osobę; właściciel ma w niej 100% udziału i nie podaje się dat.
Spółka — firma z kilkoma wspólnikami; każdy ma swój udział (np. 50%), a przy zmianach udziałów podaje się daty obowiązywania.
6.3 Składki ZUS właściciela
Składki przedsiębiorcy konfigurujesz w oknie edycji właściciela, na zakładkach „Podatki" i „ZUS". Dobra wiadomość: dużą część danych możesz skopiować z firmy właściciela, jeśli już je wpisałeś — nie trzeba wprowadzać ich drugi raz.
- na zakładce „Podatki" wskazujesz, od których form opodatkowania ma być opłacana składka zdrowotna;
- na zakładce „ZUS" ustawiasz m.in.: konto ZUS, termin składania deklaracji, kod tytułu ubezpieczenia, ubezpieczenia społeczne (opcjonalne chorobowe, stawka wypadkowego — standardowo 1,67%), Fundusz Pracy, składkę zdrowotną, „niskie składki społeczne" (preferencyjne) oraz mały ZUS+.
Gdy poprawnie ustawisz parametry podatkowe i składkowe właściciela, składki będą wyliczać się automatycznie — nie musisz liczyć ich ręcznie.
Składka zdrowotna — comiesięczna składka na ubezpieczenie zdrowotne. Od 2022 r. jej wysokość zależy od formy opodatkowania i dochodu/przychodu firmy. Program ustala podstawę automatycznie na podstawie ksiąg firm, w których właściciel ma udziały.
Mały ZUS+ — ulga pozwalająca mniejszym firmom płacić niższe składki społeczne, uzależnione od dochodu.
Adres e-mail właściciela do wysyłki powiadomień o składkach ZUS ustawia się tu również, ale sama ta wysyłka działa wyłącznie w wersji dla biur. Biuro
Wakacje składkowe
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z opłacania składek (tzw. wakacje składkowe), zaznaczasz odpowiednie przełączniki w oknie edycji składki. Program wygeneruje wtedy właściwe pozycje na deklaracji (część składek finansuje budżet państwa).
Wakacje składkowe — możliwość wzięcia w danym miesiącu „urlopu" od części składek ZUS; składki za ten miesiąc finansuje wówczas budżet państwa.
6.5 Deklaracja ZUS DRA i wysyłka przez Płatnik
Gdy składka jest już wyliczona, możesz przygotować deklarację ZUS DRA i przekazać ją do wysyłki przez Program Płatnika.
ZUS DRA — miesięczna deklaracja rozliczeniowa składek do ZUS.
KEDU — format pliku, w którym przekazuje się dokumenty do Programu Płatnika.
Program Płatnika — bezpłatny program ZUS do przygotowania i wysyłki dokumentów ubezpieczeniowych.
▸ Wygenerowanie DRA i import do Płatnika
Wszystkie wersje- Przy wyliczonej składce kliknij „Eksportuj do pliku ZUS KEDU", wskaż miejsce zapisu i kliknij „Zapisz".
- Otwórz Program Płatnika i wybierz „Importuj dokumenty…".
- W kreatorze importu wskaż zapisany przed chwilą plik KEDU i klikaj „Dalej".
- Po udanym imporcie kliknij „Zakończ".
- W Programie Płatnika zweryfikuj dokument i wyślij go do ZUS.
Biura rachunkowe mają dodatkowo automatyzację Programu Płatnika (asystent, automaty wysyłkowe), opisaną w części dla biur. Biuro
6.6 Dokumenty właściciela
Pod właścicielem możesz przechowywać jego dokumenty (np. związane z rozliczeniami). Działa tu standardowy schemat dodawania i edycji znany z całego programu.
Najczęstsze błędy i pytania
- Dodałem właściciela, ale program nie liczy podatku dochodowego.
- Brakuje udziału. Powiąż właściciela z firmą (punkt 6.2) — dopiero udział pozwala liczyć PIT i zaliczki.
- Właściciel „zniknął" lub dodał się w złym miejscu.
- Właścicieli dodaje się pod głównym węzłem „Właściciele (osoby fizyczne)", nie pod firmą. Pod firmą pojawiają się automatycznie po dodaniu udziału.
- Składka zdrowotna liczy się błędnie.
- Sprawdź zakładkę „Podatki" właściciela — musisz wskazać, od których form opodatkowania opłacane jest zdrowotne, oraz poprawnie ustawić opcje na zakładce „ZUS".