Płace i kadry
Tu rozliczysz pracowników i zleceniobiorców: dodasz ich do programu, policzysz listy płac, wpiszesz nieobecności, a na koniec wygenerujesz deklaracje ZUS oraz PIT-11 i PIT-4R. Cały ten moduł działa w nowym systemie płacowym.
Nowy system płacowy (zaawansowane listy płac, nieobecności, rozliczanie zleceń i dzieł, deklaracje ZUS) jest dostępny tylko w wersji Profesjonalnej i w wersji dla biur. W wersjach Standard i Rozszerzonej tego modułu nie ma.
Pracownicy
Zaczynamy od kartoteki: dodajesz pracowników (i zleceniobiorców) wraz z ich rozszerzonymi właściwościami — to one decydują o ulgach podatkowych i parametrach ZUS, więc warto je ustawić dokładnie. Profesjonalna+
15.1 Dodanie pracownika
▸ Dodanie pracownika
Profesjonalna+- Pod firmą rozwiń „Płace / Pracownicy" i naciśnij Insert.
- Uzupełnij wymagane dane w oknie edycji pracownika.
- Ustaw rozszerzone właściwości: parametry dla danej formy zatrudnienia oraz wspólne, ulgi podatkowe (dla młodych do 26 lat, ulga 4+, ulga na powrót, ulga dla pracujących emerytów), a także parametry ZUS (kody ubezpieczeń, ustawienia społecznych, zdrowotnego, Funduszu Pracy).
- Zapisz.
Ulgi podatkowe to zwolnienia z PIT dla określonych grup: „ulga dla młodych" (do 26 lat), „ulga na powrót" (po powrocie z zagranicy), „ulga 4+" (rodziny z czworgiem dzieci) oraz ulga dla pracujących emerytów. Zaznaczasz je we właściwościach pracownika, a program uwzględni je przy naliczaniu.
15.2 Dokumenty pracownika
Pod każdym pracownikiem dostępne są jego dokumenty — różne deklaracje, umowy i pisma związane z zatrudnieniem. Dodajesz i edytujesz je standardowym schematem programu.
Listy płac
Listy płac to serce rozliczeń z pracownikami na umowie o pracę. Tworzysz je dla firmy, a w każdej liście definiujesz składniki wynagrodzeń i potrącenia. Profesjonalna+
Nowy system płacowy zastąpił dawne formularze (listy płac i rachunki). Pozostawiono jedynie kartę wynagrodzeń, dostosowaną do nowego systemu.
16.1 Utworzenie listy płac
Listy płac tworzysz pod węzłem „Płace" pod firmą (standardowo, klawiszem Insert). W obrębie listy dodajesz pozycje dla poszczególnych pracowników.
16.2 Składniki płacowe
W oknie edycji listy płac, na zakładce „Składniki płacowe", definiujesz składniki wynagrodzeń oraz potrącenia. Dla każdego składnika możesz określić:
- podleganie obowiązkowym potrąceniom — podatkowi dochodowemu, ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu;
- uwzględnianie przy wyliczaniu innych składników — np. urlopu, nadgodzin, wynagrodzenia chorobowego.
Dla składnika opcjonalnego („składnik dodatkowy") podanie nazwy jest obowiązkowe — bez nazwy składnik nie pojawi się w oknie edycji pozycji listy płac.
Składnik wynagrodzenia to każdy element wypłaty (np. płaca zasadnicza, premia, dodatek), a potrącenie to kwota odejmowana (np. zaliczka, zajęcie komornicze). To, jak składnik wpływa na podatek i składki, ustalasz przy jego definiowaniu.
Nieobecności i umowy cywilnoprawne
Tu rozliczysz choroby i urlopy pracowników na umowie o pracę oraz rachunki do umów zlecenia i o dzieło. Profesjonalna+
17.1 Nieobecności
Nieobecności (w tym choroby) wpisujesz pod pracownikiem, w węźle „Nieobecności". Każda nieobecność to osobna pozycja i musi mieścić się w jednym miesiącu — jeśli obejmuje przełom miesięcy, podziel ją na dwie pozycje.
Chorobę program zawsze rozpisuje na dwie części: wynagrodzenie chorobowe (płacone przez pracodawcę) i zasiłek chorobowy (z ZUS). Podział dni między te części wykonuje automatycznie. W razie potrzeby możesz wymusić rozliczenie całości jako zasiłek, zaznaczając opcję „Kontynuacja zasiłku chorobowego" (np. gdy minął okres wynagrodzenia chorobowego). Drugi kod można też zmienić, np. na świadczenie rehabilitacyjne.
Wynagrodzenie chorobowe finansuje pracodawca (przez początkowy okres niezdolności do pracy w roku), a po jego wyczerpaniu wypłacany jest zasiłek chorobowy ze środków ZUS. Pracodawca nie zawsze jest uprawniony do wypłaty zasiłków.
17.2 Rachunki do umów zlecenia i o dzieło
Rachunki do umów zlecenia i o dzieło dodajesz pod pracownikiem, w węźle „Zlecenia".
Zanim zaczniesz dodawać rachunki, uzupełnij w oknie edycji pracownika dane umowy, stawek i składek. Raz wpisane, będą automatycznie podstawiać się na kolejne rachunki.
Umowa zlecenia i umowa o dzieło to umowy cywilnoprawne. Różnią się m.in. oskładkowaniem ZUS — zlecenie zwykle podlega składkom, dzieło zwykle nie. Program nalicza je zgodnie z parametrami ustawionymi u pracownika.
ZUS i PIT-y płatnicze
Na podstawie list płac i rachunków program wygeneruje deklaracje ZUS (plik KEDU do Płatnika) oraz roczne PIT-11 i PIT-4R. Na koniec rozdziału — ustawienia, które decydują o poprawności tych wyliczeń. Profesjonalna+
18.1 Deklaracje ZUS (plik KEDU)
Deklaracje ZUS powstają na podstawie list płac i rachunków do zleceń/dzieł. Mogą też uwzględniać składki właściciela firmy — w tym celu zaznacz odpowiednią opcję w oknie edycji właściciela. Gotowy plik KEDU (XML) wczytasz do Programu Płatnika lub ePłatnika i stamtąd wyślesz.
▸ Wygenerowanie pliku KEDU
Profesjonalna+- Upewnij się, że masz utworzone listy płac i rachunki za dany miesiąc (oraz — jeśli chcesz — włączone składki właściciela w jego oknie edycji).
- Z poziomu listy płac albo z zakładki kontekstowej „Płace" wybierz eksport do pliku ZUS KEDU i zapisz go.
- Zaimportuj plik KEDU do Programu Płatnika / ePłatnika, zweryfikuj i wyślij (jak w Części II, punkt 6.5).
KEDU — format pliku, w którym przekazuje się dokumenty do Programu Płatnika ZUS. TaxMachine sam go tworzy; samej wysyłki do ZUS dokonujesz w Płatniku/ePłatniku.
18.2 PIT-11 i PIT-4R
Roczne PIT-11 (informacja dla pracownika) i PIT-4R (zbiorcza deklaracja o zaliczkach) program sporządza na podstawie list płac oraz rachunków do zleceń i dzieł. Tworzysz je w dokumentach płacowych.
Jeśli korzystasz jeszcze ze starych formularzy płacowych i sporządzasz jednocześnie listy zbiorcze i indywidualne, musisz odpowiednio skonfigurować wyliczanie PIT-11 i PIT-4R (punkt 18.3), inaczej kwoty mogą się zdublować. Identyfikatory pracownika (PESEL/NIP) na listach muszą zgadzać się z tymi na PIT-11 — w razie niezgodności program pominie te pozycje. Docelowo przejdź na nowy system płacowy.
PIT-11 to roczna informacja o przychodach i pobranych zaliczkach, którą płatnik przekazuje pracownikowi i urzędowi. PIT-4R to roczna, zbiorcza deklaracja płatnika o zaliczkach na podatek pobranych w danym roku.
Wysyłka PIT-11 i PIT-4R do urzędu odbywa się przez e-Deklaracje (Część V, rozdział 14).
18.3 Konfiguracja płac
Sposób przeliczania formularzy płacowych (w tym PIT-11, PIT-4R i kart wynagrodzeń) ustawiasz w oknie edycji firmy, na zakładce „Płace i ZUS". Dwa przełączniki są tu szczególnie ważne:
Najczęstsze błędy i pytania
- PIT-11 lub PIT-4R pokazuje podwójne kwoty.
- Przy listach zbiorczych i indywidualnych jednocześnie odznacz opcję „indywidualne listy płac" na zakładce „Płace i ZUS" firmy.
- Nieobecność obejmuje przełom miesięcy.
- Podziel ją na dwie pozycje — każda nieobecność musi mieścić się w jednym miesiącu.
- PIT-11 pomija jakąś pozycję.
- Sprawdź, czy identyfikator pracownika (PESEL/NIP) na liście/rachunku zgadza się z tym na PIT-11.
- Deklaracja ZUS nie zawiera składek właściciela.
- Włącz uwzględnianie składek właściciela w oknie jego edycji.