Instrukcja obsługi programu TaxMachine
Przewodnik napisany od zera, prostym językiem — dla osób, które nie znają jeszcze pojęć księgowych. W tej części stawiasz pierwsze kroki: poznajesz program, instalujesz go, konfigurujesz i uczysz się poruszać po jego oknie.
O tej instrukcji
Ta instrukcja prowadzi Cię krok po kroku przez program TaxMachine — od pierwszego uruchomienia po zaawansowane funkcje. Pisana jest tak, aby zrozumiała ją osoba bez doświadczenia w księgowości. Każde fachowe pojęcie wyjaśniamy przy pierwszym użyciu w ramce „Co to znaczy?", a każdą czynność pokazujemy jako ponumerowane kroki.
Jak czytać oznaczenia wersji
Program występuje w czterech wersjach, które różnią się zakresem funkcji. Aby było jasne, gdzie dana opcja jest dostępna, używamy w całej instrukcji kolorowych plakietek. Brak plakietki oznacza, że funkcja działa już w najtańszej wersji Standard. Plakietka wskazuje wersję, od której funkcja jest dostępna „w górę".
Wskazówka nawigacyjna: kolorowe plakietki (inne niż „Wszystkie wersje") są klikalnymi odnośnikami do oferty danej wersji w sklepie. Komplet linków znajdziesz też w dodatku na końcu.
Rodzaje ramek
Wyjaśnienie pojęcia podatkowego lub księgowego prostymi słowami.
Dobra praktyka, skrót lub sposób na szybsze działanie.
Rzecz, której pominięcie może spowodować błąd lub utratę danych.
Konkretna sytuacja pokazująca działanie funkcji w praktyce.
Wprowadzenie
W tym rozdziale dowiesz się, czym jest TaxMachine, co potrafi oraz czym różnią się jego cztery wersje — żebyś od razu wiedział, których funkcji szukać w swojej.
1.1 Czym jest TaxMachine
TaxMachine to program księgowo-podatkowy dla małych i średnich firm, biur rachunkowych oraz osób prowadzących działalność. Obecny na polskim rynku od 2008 roku (ponad 17 lat), służy do prowadzenia księgowości, wystawiania faktur, rozliczania podatków i wysyłania dokumentów do urzędów przez internet.
Program działa w całości na Twoim komputerze — Twoje dane (firmy, faktury, księgi) są zapisywane lokalnie i nie są nigdzie wysyłane bez Twojej decyzji. Połączenie z internetem jest potrzebne tylko do wybranych czynności, takich jak wysyłka deklaracji czy pobranie danych firmy z rejestru. Sam program działa zawsze, a coroczne aktualizacje są wymagane głównie po to, by zachować zgodność z bieżącymi wzorami dokumentów (e-Deklaracje, JPK, KSeF).
KPiR (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów) — uproszczona księga, w której zapisujesz przychody i koszty firmy, żeby policzyć podatek dochodowy. Stosują ją mniejsze firmy.
Ryczałt (od przychodów ewidencjonowanych) — prostszy sposób rozliczania: podatek liczysz od samego przychodu, bez odejmowania kosztów, według stawki zależnej od rodzaju działalności.
VAT — podatek doliczany do ceny towarów i usług. Firma rozlicza różnicę między VAT-em ze sprzedaży a VAT-em zapłaconym przy zakupach.
JPK (Jednolity Plik Kontrolny) — ustandaryzowany plik elektroniczny z danymi księgowymi, wysyłany do urzędu. Najważniejszy z nich, JPK_V7, dotyczy rozliczenia VAT.
KSeF (Krajowy System e-Faktur) — centralny, rządowy system, przez który wystawia się i odbiera faktury w formie elektronicznej.
e-Deklaracje — rządowy system do wysyłania deklaracji podatkowych (np. PIT) przez internet.
1.2 Co potrafi program — przegląd
TaxMachine jest modułowy — składa się z części, które obejmują kolejne obszary pracy firmy. W skrócie program pozwala:
- prowadzić księgowość uproszczoną (KPiR i ryczałt) oraz pełną księgowość — księgi rachunkowe Profesjonalna+;
- prowadzić ewidencje VAT i automatycznie tworzyć z nich pliki JPK_V7;
- wystawiać faktury i prowadzić prosty magazyn;
- wystawiać i odbierać e-faktury przez KSeF;
- wysyłać e-Deklaracje i pliki JPK do urzędów;
- liczyć zaliczki na podatek dochodowy i sporządzać roczne PIT-y (PIT-28, PIT-36, PIT-37 i inne);
- prowadzić płace i kadry oraz rozliczać ZUS Profesjonalna+;
- prowadzić środki trwałe z amortyzacją;
- obsługiwać biuro rachunkowe: fakturowanie usług, rozrachunki, powiadomienia do klientów Biuro.
Do dyspozycji jest też ponad 400 aktywnych formularzy1 — czyli gotowych druków urzędowych (PIT, VAT, ZUS, NIP i innych), które wypełnisz i wyślesz lub wydrukujesz.
1.3 Cztery wersje — którą wybrać
Każda wersja zawiera komplet podstawowych funkcji księgowych (KPiR/ryczałt, VAT, JPK, KSeF, faktury, środki trwałe). Wersje różnią się limitami liczbowymi oraz dostępem do najbardziej rozbudowanych modułów.
| Wersja | Dla kogo | Co odblokowuje (najważniejsze) |
|---|---|---|
| Standard | Jednoosobowa firma na KPiR lub ryczałcie. | Komplet podstaw. Limit: 1 firma. Bez modułu płac. |
| Rozszerzona | Kilka działalności lub większa skala. | Do 3 firm + ewidencja przebiegu pojazdów. |
| Profesjonalna | Firmy z pracownikami, spółki na pełnych księgach. | Bez limitów + pełna księgowość + płace i ZUS + masowa wysyłka JPK + wiele baz danych. |
| dla biur rachunkowych | Biura, kancelarie, doradcy. | Wszystko z Profesjonalnej + fakturowanie usług, rozrachunki, powiadomienia i operacje masowe na klientach. |
Naliczanie wynagrodzeń (listy płac), kadry i deklaracje ZUS pracowników są dostępne dopiero w wersji Profesjonalnej. W wersjach Standard i Rozszerzona możesz jedynie wystawić pracownicze PIT-11 i PIT-4R na podstawie kwot wpisanych ręcznie.
Masowe wysyłanie wiadomości i powiadomień do klientów (o podatkach, składkach ZUS, statusie VAT) jest funkcją wyłącznie wersji dla biur rachunkowych.
Możesz zacząć od wersji testowej, a później przejść na wyższą bez utraty danych. Dlatego nie musisz od razu wybierać największego pakietu — zacznij od tego, co odpowiada Twojej dzisiejszej sytuacji.
Najczęstsze błędy i pytania
- Nie mam opcji list płac.
- Moduł płac jest dostępny od wersji Profesjonalnej. Sprawdź, którą wersję masz aktywną.
- Czy do pracy potrzebuję stałego internetu?
- Nie. Codzienne czynności (księgowanie, wystawianie faktur) działają bez sieci. Internet jest potrzebny dopiero do wysyłki i pobierania danych z urzędów oraz aktualizacji.
- Czy muszę co roku kupować program od nowa?
- Program działa zawsze. Nowe wzory deklaracji, JPK i KSeF wymagają ważnego dostępu do aktualizacji — bez nich starsza wersja nadal otworzy Twoje dane.
Wymagania i instalacja
Tutaj sprawdzisz, czy Twój komputer spełnia wymagania, a następnie pobierzesz, zainstalujesz i aktywujesz program. Cała część dotyczy Wszystkich wersji.
2.1 Wymagania sprzętowe i systemowe
Aby wszystkie funkcje działały poprawnie, komputer powinien spełniać poniższe warunki:
- System: Windows 10 (w wersji 64-bitowej) lub Windows 11, najlepiej z najnowszymi aktualizacjami.
- Pamięć RAM: minimum 8 GB.
- Ekran: rozdzielczość co najmniej Full HD (1920 × 1080) po uwzględnieniu skalowania (np. ekran 4K przy skali 200% liczy się jak Full HD).
- Procesor: 64-bitowy Intel lub AMD (architektura x86-64). Program może nie działać poprawnie na procesorach ARM oraz w maszynach wirtualnych emulujących inną architekturę.
Na starszych systemach program może się uruchomić, ale część funkcji jest niedostępna — w tym KSeF 2.0 oraz podgląd e-faktur i plików XML (np. JPK_V7). Wersja 32-bitowa jest wycofywana; jeśli masz Windows 10 w odmianie 32-bit, należy przeinstalować system na 64-bitowy.
Funkcje wymagające internetu
Bez połączenia z siecią nie zadziałają m.in.: automatyczna aktualizacja, pobieranie danych firm z rejestru REGON, e-Deklaracje, wysyłka i weryfikacja plików JPK, KSeF, pobieranie kursów walut NBP, wysyłka e-maili, kopie w chmurze oraz sprawdzanie kontrahentów na białej liście VAT. Codzienna praca (księgowanie, faktury) działa bez internetu.
Niektóre programy antywirusowe (zwłaszcza darmowe, np. Avast, AVG, G-Data) potrafią blokować funkcje sieciowe, aktualizacje, drukowanie czy podpis elektroniczny, a nawet błędnie usuwać pliki programu. Zalecane jest korzystanie z antywirusa wbudowanego w Windows. Jeśli coś nie działa, dodaj TaxMachine do wyjątków zapory i antywirusa.
2.2 Pobranie programu
Instalator pobierzesz ze sklepu, ze strony „Pobierz program". Pobranie jest bezpłatne — program po instalacji działa w trybie testowym do czasu wpisania licencji (krok 2.5).
2.3 Instalacja krok po kroku
▸ Instalacja programu
Wszystkie wersje- Odszukaj pobrany plik instalatora (zwykle w folderze Pobrane).
- Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz „Uruchom jako administrator". To ważne — bez tego instalacja może się nie powieść.
- Jeśli Windows wyświetli pytanie o zgodę na wprowadzanie zmian, potwierdź „Tak".
- Postępuj zgodnie z kolejnymi ekranami instalatora (zaakceptuj warunki, potwierdź miejsce instalacji).
- Poczekaj na zakończenie kopiowania plików i kliknij „Zakończ".
2.4 Pierwsze uruchomienie
Przy pierwszym starcie program przygotuje lokalną bazę danych, w której będą przechowywane wszystkie Twoje dane. Domyślnie zostaje ona utworzona w folderze dokumentów publicznych, w katalogu TaxMachine. Na tym etapie nie musisz nic konfigurować — ustawienia bazy i kopii zapasowych omówimy w rozdziale 3.
2.5 Wpisanie i aktywacja licencji
Świeżo zainstalowany program działa w trybie testowym (z ograniczeniami). Aby odblokować pełnię funkcji swojej wersji, wpisujesz klucz licencyjny i aktywujesz go przez internet.
▸ Wpisanie i aktywacja licencji
Wszystkie wersje- Uruchom program i otwórz okno aktywacji licencji.
- Wpisz lub wklej otrzymany klucz licencyjny.
- Kliknij przycisk aktywacji — program połączy się z serwerem producenta i potwierdzi licencję automatycznie.
- Poczekaj na komunikat o powodzeniu aktywacji, a następnie uruchom program ponownie, jeśli zostaniesz o to poproszony.
Licencję można później podnieść do wyższej wersji bez utraty danych. Jeśli z czasem dojdą pracownicy lub potrzeba pełnych ksiąg, przechodzisz na wersję Profesjonalną i pracujesz dalej na tych samych firmach i dokumentach.
Najczęstsze błędy i pytania
- Aktywacja się nie udaje / brak połączenia z serwerem.
- Najczęściej blokuje ją antywirus lub zapora. Wyłącz je na czas aktywacji lub dodaj program do zaufanych. Jeśli to nie pomaga, możliwa jest aktywacja ręczna — skontaktuj się z producentem.
- Instalacja przerywa się lub program nie startuje.
- Upewnij się, że instalator uruchomiono jako administrator i że system jest 64-bitowy.
- Po instalacji widzę napis o wersji testowej.
- To normalne do momentu aktywacji licencji (krok 2.5). Wersja testowa ma ograniczenia liczbowe i funkcjonalne.
Konfiguracja po instalacji
Zanim zaczniesz pracę, warto ustawić kilka rzeczy raz, a dobrze: bazę danych i kopie zapasowe, pocztę e-mail oraz — jeśli go masz — podpis kwalifikowany. Dzięki temu wysyłka dokumentów i bezpieczeństwo danych będą działać bez niespodzianek.
3.1 Baza danych
Baza danych to miejsce, w którym program przechowuje wszystkie Twoje dane — firmy, faktury, księgi, deklaracje. Może to być pojedynczy plik na komputerze albo serwer w sieci.
SQLite — lekka baza w jednym pliku na Twoim komputerze. To ustawienie domyślne, wystarczające do pracy na jednym stanowisku.
MariaDB / MySQL — serwer bazodanowy, dzięki któremu kilka osób może pracować na wspólnych danych w sieci.
Domyślnie program tworzy lokalną bazę SQLite i nie musisz nic zmieniać. Jeśli jednak chcesz pracować na kilku stanowiskach, skonfiguruj wspólną bazę na serwerze MariaDB lub MySQL (dostępne we wszystkich wersjach) — serwer trzeba najpierw zainstalować i skonfigurować.
Program pozwala też zapisać listę dostępnych baz i szybko przełączać się między nimi z poziomu okna głównego (zakładka „Konfiguracja" na wstążce) — np. baza produkcyjna, testowa i archiwalna. Profesjonalna+
▸ Dodanie bazy do listy i przełączanie
Profesjonalna+- Otwórz konfigurację baz danych w opcjach programu.
- Wpisz dane połączenia z bazą (dla bazy lokalnej — wskaż plik; dla sieciowej — adres serwera i dane logowania).
- Kliknij „Testuj połączenie", aby sprawdzić, czy program łączy się z bazą.
- Gdy test się powiedzie, kliknij „Dodaj do listy baz".
- Od tej pory bazę wybierzesz z listy na zakładce „Konfiguracja" w oknie głównym. Aby usunąć pozycję z listy, zaznacz ją i kliknij ikonę „–" pod listą.
3.2 Kopie zapasowe
Prawidłowo skonfigurowana kopia zapasowa decyduje o tym, czy odzyskasz dane po awarii komputera. Kopie powinny być przechowywane na innym dysku (wolumenie) niż sama baza — tylko wtedy awaria dysku z bazą nie zniszczy jednocześnie kopii.
Program oferuje dwa rodzaje kopii:
- Kopia lokalna — wbudowana funkcja, którą zapisujesz na swoim dysku lub nośniku zewnętrznym. Nie wiąże się z dodatkową opłatą.
- Kopia w chmurze — wygodne, automatyczne przechowywanie kopii poza Twoim komputerem (chroni także przed kradzieżą czy pożarem sprzętu). To płatna usługa dodatkowa, oferowana jako subskrypcja powiązana z wersją programu.
Ustawienia kopii znajdziesz w konfiguracji programu. Niezależnie od wybranego rodzaju — zaplanuj kopie tak, by tworzyły się regularnie, i co pewien czas sprawdź, czy potrafisz je odtworzyć.
3.3 Logowanie i uprawnienia
Program może wymagać logowania użytkownika i pozwala nadawać poszczególnym osobom różny zakres uprawnień — przydatne, gdy z bazy korzysta więcej niż jedna osoba. Szczegóły kont i uprawnień zależą od konfiguracji.
3.4 Konfiguracja poczty e-mail
Aby wysyłać z programu wiadomości (np. faktury do kontrahentów), podaj dane swojej skrzynki w opcjach programu, na zakładce „Wysyłanie i odbieranie e-maili".
▸ Ustawienie wysyłki e-mail
Wszystkie wersje- Otwórz opcje programu i przejdź na zakładkę „Wysyłanie i odbieranie e-maili".
- Wpisz adres e-mail oraz dane serwera wychodzącego (SMTP), a w razie potrzeby przychodzącego (IMAP).
- W polu hasła wpisz właściwe hasło. Uwaga: konta Gmail i Outlook zwykle wymagają specjalnego hasła aplikacji, a nie zwykłego hasła do logowania.
- Zapisz ustawienia i wyślij wiadomość próbną, aby potwierdzić, że wszystko działa.
Biura rachunkowe konfigurują dodatkowo osobną pocztę dla wysyłek „w imieniu biura" — omówimy to w części poświęconej biurom. Biuro
3.5 Podpis kwalifikowany
Podpis kwalifikowany to elektroniczny podpis o mocy prawnej podpisu odręcznego, wydawany przez certyfikowanego dostawcę (zwykle na karcie lub urządzeniu USB). Używa się go m.in. do podpisywania niektórych deklaracji i plików JPK.
Magazyn certyfikatów osobistych („MY") to miejsce w systemie Windows, w którym przechowywane są Twoje certyfikaty. Program odczytuje podpis właśnie stamtąd.
Aby program „widział" Twój podpis, certyfikat musi być zarejestrowany w magazynie certyfikatów osobistych użytkownika. Zwykle robi to automatycznie oprogramowanie dostawcy certyfikatu przy jego instalacji. Nie wpisujesz certyfikatu w samym TaxMachine — wskazujesz go dopiero przy podpisywaniu dokumentu.
Jeśli przy podpisywaniu pojawi się komunikat „Zestaw kluczy nie istnieje", sprawdź, czy czytnik karty jest podłączony, czy karta jest włożona oraz czy wskazano właściwy certyfikat.
W programie spotkasz dwa różne mechanizmy potwierdzania tożsamości, łatwe do pomylenia. Podpis kwalifikowany / dane autoryzacyjne służą do wysyłki e-Deklaracji i JPK. Natomiast certyfikaty i tokeny KSeF to osobny temat dotyczący e-faktur. Oba opiszemy w dalszych częściach instrukcji.
Najczęstsze błędy i pytania
- Kopie zapasowe trzymam na tym samym dysku co bazę.
- To ryzykowne — awaria dysku zniszczy jednocześnie dane i kopię. Ustaw kopie na innym dysku lub skorzystaj z kopii w chmurze.
- Wysyłka e-mail z Gmaila nie działa mimo poprawnego hasła.
- Gmail wymaga hasła aplikacji. Wygeneruj je w ustawieniach konta Google i wpisz w programie zamiast zwykłego hasła.
- Program nie widzi mojego podpisu kwalifikowanego.
- Certyfikat musi być w magazynie osobistym „MY". Zainstaluj/zarejestruj go zgodnie z instrukcją dostawcy certyfikatu.
Interfejs programu
Poznaj okno główne i sposób poruszania się po programie. Gdy zrozumiesz ten jeden schemat, większość późniejszych czynności (dodawanie firm, faktur, dokumentów) będzie wyglądać tak samo. Wszystkie wersje
4.1 Okno główne
Sercem programu jest okno eksploratora danych, zbudowane podobnie do Eksploratora plików w Windows. Pozwala wygodnie poruszać się po całej bazie i wykonywać na niej operacje: dodawanie, edycję, usuwanie i drukowanie.
Okno składa się z kilku części:
- Drzewo — hierarchiczna struktura danych (firmy, lata, dokumenty), po której nawigujesz jak po folderach.
- Lista — zawartość wybranego miejsca z drzewa, w formie tabeli. Klikając nagłówek kolumny, sortujesz pozycje.
- Wstążka — pas z zakładkami i przyciskami u góry okna (m.in. zakładka „Konfiguracja").
- Pasek stanu — informacje na dole okna.
4.2 Podstawowe operacje i skróty
Wszystkie operacje wykonasz na trzy sposoby: z menu podręcznego (prawy przycisk myszy), z przycisków na pasku narzędzi lub skrótami klawiszowymi. Trzy najważniejsze czynności to dodawanie, edycja i usuwanie:
| Czynność | Skrót | Inaczej |
|---|---|---|
| Dodanie nowego elementu | Insert | przycisk „+" / menu podręczne |
| Edycja zaznaczonego elementu | Ctrl + Enter | dwuklik / menu podręczne |
| Usunięcie zaznaczonego elementu | Delete | przycisk „–" / menu podręczne |
Menu podręczne otworzysz też klawiszem wywołania menu kontekstowego (znajduje się na większości klawiatur po lewej stronie, między Windows a Ctrl). Drukowanie i podgląd wydruku również wybierzesz z menu podręcznego lub paska narzędzi.
4.3 Sortowanie, filtrowanie i grupowanie
Listy w programie możesz porządkować pod swoje potrzeby. Sortowanie uruchamia kliknięcie nagłówka kolumny. Dostępne jest też filtrowanie (zawężanie listy do wybranych pozycji) oraz grupowanie danych.
Jeśli z listy nagle „znikną" pozycje, najczęściej winny jest aktywny filtr, a nie utrata danych. Wyłączenie filtra przywraca widok.
4.4 Kolumny, raporty i eksport
Układ kolumn w tabelach można dostosować (które kolumny są widoczne i w jakiej kolejności), a na podstawie zawartości tabel program potrafi tworzyć raporty. Dane wyeksportujesz również do plików CSV i Excela, by wykorzystać je poza programem.
4.5 Zadania do wykonania
Program prowadzi listę zadań i terminów do wykonania (np. zbliżające się obowiązki), co pomaga nie przeoczyć ważnych dat.
Najczęstsze błędy i pytania
- Nie mogę znaleźć opcji, której szukam.
- Większość operacji ukryta jest w menu podręcznym (prawy przycisk myszy) na elemencie lub pustym obszarze listy. Sprawdź je w pierwszej kolejności.
- Lista jest pusta, choć wprowadzałem dane.
- Najpierw wybierz w drzewie właściwe miejsce (np. odpowiednią firmę i rok), a następnie sprawdź, czy nie jest włączony filtr.
1. Liczba dostępnych formularzy bywa w materiałach producenta podawana różnie (m.in. „ponad 400" oraz „ponad 700"). W instrukcji posługujemy się ostrożną wartością „ponad 400"; dokładna liczba zależy od wersji i bieżącej aktualizacji programu.
Wersje, aktualizacje i zakup
Wszystkie licencje, przedłużenia aktualizacji, ulepszenia i usługi dodatkowe kupisz w jednym miejscu — w sklepie program-ksiegowy.pl. Poniżej zebrane są odnośniki do poszczególnych ofert.
Nowe licencje
Aktualizacje (roczne)
Ulepszenia licencji
Aktualne ceny i warianty (liczba stanowisk) znajdziesz na stronach poszczególnych produktów.