Księgowanie · KPiR i ryczałt
To codzienne serce pracy w programie: zakładasz rok podatkowy i rejestry VAT, a potem wprowadzasz dokumenty, z których program sam policzy VAT i dochód. Na końcu poznasz ewidencje dodatkowe: środki trwałe, remanenty czy PIT kasowy.
Otwarcie ksiąg
Zanim zaksięgujesz pierwszy dokument, musisz zdefiniować rok podatkowy (z formą ewidencji) oraz rejestry VAT. To fundament: od poprawności rejestrów zależy później prawidłowy plik JPK_V7. Wszystkie wersje
7.1 Dodanie roku podatkowego
▸ Założenie roku podatkowego
Wszystkie wersje- W drzewie firmy rozwiń „Ewidencje podatkowe" i zaznacz węzeł „Lata".
- Naciśnij Insert (lub „Dodaj" z menu / paska narzędzi).
- Wpisz rok i wybierz formę ewidencji: „Podatkowa księga przychodów i rozchodów" albo „Ryczałt".
- Dla KPiR możesz uzupełnić zapas otwarcia/zamknięcia i opcję ich uwzględniania (potrzebne na koniec roku). Dla ryczałtu ustaw „Domyślną stawkę ryczałtu" używaną przy automatycznym księgowaniu faktur.
- Wybierz sposób numerowania dokumentów (roczne lub miesięczne) i kliknij „Zapisz i zamknij".
Formy ewidencji (KPiR / ryczałt) nie można zmienić po zapisaniu roku. Jeśli wybierzesz źle, trzeba utworzyć rok na nowo. (O zmianie formy w trakcie roku, patrz punkt 9.6.)
7.2 Dodanie miesięcy
W obrębie roku dodajesz kolejne miesiące podatkowe tym samym schematem (zaznacz odpowiedni węzeł i naciśnij Insert). Dopiero pod miesiącem pojawiają się listy dokumentów księgowych do wprowadzania zapisów.
7.3 Rejestry VAT
Rejestr VAT to „szufladka", do której trafiają zapisy VAT. To przypisanie decyduje, w której rubryce pliku JPK_V7 (i deklaracji VAT) znajdzie się dany dokument.
Oznaczenia VAT to specjalne kody wymagane w JPK_V7 dla niektórych transakcji (np. kody GTU dla wybranych towarów i usług, oznaczenia procedur). Program może przypisywać je automatycznie.
Rejestry VAT definiujesz w obrębie roku/miesiąca. Dla każdego rejestru możesz ustawić standardowe oznaczenia VAT, które będą automatycznie stosowane w dokumentach, w których wybierzesz dany rejestr. Od poprawnego zdefiniowania rejestrów zależy prawidłowe rozliczenie VAT i plik JPK.
Najczęstsze błędy i pytania
- Wybrałem złą formę ewidencji.
- Formy nie zmienisz po zapisaniu roku. Utwórz rok ponownie z właściwą formą.
- Nie mam gdzie wprowadzać dokumentów.
- Najpierw dodaj miesiąc w obrębie roku. Dopiero pod miesiącem są listy dokumentów księgowych.
- VAT trafia do złych rubryk JPK.
- Sprawdź definicje rejestrów VAT i to, do którego rejestru przypisujesz dokumenty.
Wprowadzanie dokumentów
Tu wykonujesz najczęstszą czynność w programie: wprowadzasz faktury i inne dokumenty do księgi. Dobra wiadomość: wszystkie księgowania robisz w jednym, powtarzalnym oknie. Wszystkie wersje
8.1 Okno księgowania: co gdzie wpisać
Dokumenty dodajesz pod węzłem „Dokumenty księgowe" (w obrębie miesiąca). Okno księgowania jest podzielone na logiczne grupy pól:
- Nagłówek: data dokumentu, typ dokumentu oraz wybór, czy dokument ma trafić do rejestru VAT.
- Kontrahent: wybierany z bazy firm (możesz pobrać go z REGON, zob. 8.2).
- Numer i opis: numer dokumentu podzielony na cztery pola (stała część numeru jest zapamiętywana dla każdego kontrahenta osobno).
- VAT: data VAT (data obowiązku podatkowego), rejestr VAT, ewentualny drugi rejestr dla nabyć rozliczanych przez nabywcę, oraz kwoty VAT w podziale na stawki.
- Kolumny KPiR: wartości wpisywane do odpowiednich kolumn księgi (przy ryczałcie zamiast tego: stawka ryczałtu i przychód).
▸ Zaksięgowanie dokumentu
Wszystkie wersje- Pod miesiącem zaznacz „Dokumenty księgowe" i naciśnij Insert (lub +).
- Wpisz datę, wybierz typ dokumentu i zaznacz, czy trafia do rejestru VAT.
- Wskaż kontrahenta oraz uzupełnij numer i opis.
- W części VAT ustaw datę VAT, rejestr i wpisz kwoty według stawek.
- Uzupełnij kolumny KPiR (lub stawkę ryczałtu i przychód) i zapisz.
Data obowiązku podatkowego (data VAT) to moment, w którym transakcję rozlicza się w VAT. Nie zawsze równa się dacie wystawienia faktury, dlatego jest osobnym polem.
Nabycie rozliczane przez nabywcę (odwrotne obciążenie) to sytuacja, gdy VAT rozlicza kupujący, a nie sprzedawca (np. przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym lub imporcie usług). Stąd możliwość wskazania drugiego rejestru VAT.
Od 1 stycznia 2026 obowiązuje nowy wzór KPiR z dodatkowymi kolumnami: numer KSeF dokumentu oraz NIP kontrahenta. Analogiczne kolumny (numer KSeF i identyfikator podatkowy kontrahenta) doszły w ewidencji przychodów ryczałtowca, wraz z nowymi wersjami wydruków. Program wypełnia je automatycznie, a przy e-fakturach pobiera numer KSeF wprost z dokumentu. Pozostałe elementy księgi się nie zmieniły.
8.2 Pobieranie danych kontrahenta z REGON
Aby nie przepisywać danych kontrahenta ręcznie, możesz pobrać je z rejestru REGON na podstawie numeru NIP. Program uzupełni nazwę i adres, a kontrahent zostanie zapamiętany do kolejnych dokumentów.
8.3 Weryfikacja na białej liście VAT
Program pozwala sprawdzić status kontrahentów na białej liście podatników VAT, zarówno dla zaksięgowanych dokumentów, jak i w plikach JPK_VAT. Wyniki weryfikacji są zapamiętywane w bazie (w gałęzi Pozostałe zbiory → Weryfikacje VAT).
Jeśli weryfikacja zwróciła błędny wynik (np. z powodu chwilowej awarii systemu rządowego), usuń zapamiętaną pozycję w „Weryfikacje VAT", a program wykona weryfikację ponownie.
8.4 Najczęstsze schematy księgowań
Program obsługuje komplet typowych sytuacji. Poniżej skrót: dla każdej z nich w pomocy znajdziesz szczegółowy przykład krok po kroku. Wspólny schemat jest zawsze ten sam (okno z 8.1); różni się dobór typu dokumentu, rejestru i kolumn.
8.5 Import dokumentów księgowych
Zamiast wpisywać dokumenty ręcznie, możesz je zaimportować. Program obsługuje import w formacie CDN Optima XML oraz własny format eksportu/importu TaxMachine (przydatny do przenoszenia księgowań między bazami).
Najczęstsze błędy i pytania
- W oknie księgowania nie ma pól VAT.
- Firma jest prawdopodobnie oznaczona jako zwolniona z VAT. Sprawdź jej opcje podatkowe (Część II, punkt 5.2).
- Kwota trafia do złej rubryki JPK / złej kolumny KPiR.
- Sprawdź wybrany rejestr VAT, typ dokumentu i kolumnę KPiR: to one decydują o ujęciu kwoty.
- Faktura nie wchodzi do właściwego okresu VAT.
- Zweryfikuj datę VAT (datę obowiązku podatkowego): bywa inna niż data wystawienia.
Ewidencje dodatkowe
Poza samą księgą firma prowadzi kilka pomocniczych ewidencji. W tym rozdziale: środki trwałe, wyposażenie, przebieg pojazdów, IP BOX, remanenty, zmiana formy opodatkowania, PIT kasowy oraz pliki JPK_PKPIR i JPK_EWP.
9.1 Środki trwałe i amortyzacja
Środek trwały to składnik majątku firmy o przewidywanym okresie używania powyżej roku (np. maszyna, samochód, sprzęt). Jego wartość zalicza się do kosztów stopniowo.
Amortyzacja to stopniowe zaliczanie wartości środka trwałego do kosztów w kolejnych okresach.
Ewidencja środków trwałych opiera się na aktywnych formularzach „Ewidencja środków trwałych" oraz „Wykaz środków trwałych". Na każdy rok podatkowy tworzysz osobny formularz, a kolejne pozycje dodajesz jako załączniki (kolejne strony). Najprościej założyć nowy rok zapisując formularz „jako nowy" i zmieniając rok, a następnie przepisać kwoty bilansu zamknięcia (BZ) amortyzacji do pól bilansu otwarcia (BO) dla pozycji jeszcze nieumorzonych w pełni.
Nowy moduł środków trwałych wersja testowa (Beta)
Od czerwca 2026 producent udostępnia w kanale testowym nowy widok środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, oparty na bazie danych zamiast formularzy. Prowadzi on pełny harmonogram amortyzacji podatkowej (metoda liniowa, degresywna i jednorazowa, ze stawkami i miesiącem rozpoczęcia) oraz osobny harmonogram bilansowy, gdy środek amortyzuje się inaczej podatkowo niż rachunkowo. Ulepszenia środka przelicza automatycznie: podstawa rośnie od następnego miesiąca, a okres amortyzacji się wydłuża. Z nowego widoku utworzysz też plik JPK_ŚT (skrót „Utwórz JPK ŚT" na wstążce, z podglądem, weryfikacją i wysyłką), a stare kartoteki przeniesiesz do nowego modelu z zachowaniem wydruku ewidencji.
Przycisk „Amortyzacja jednorazowa" na wstążce „Narzędzia" sam rozpoznaje właściwy tryb: składniki niskocenne do 10 000 zł (odpis 100%), fabrycznie nowe środki do 100 000 zł rocznie oraz limit 50 000 euro rocznie dla małych podatników. Program pilnuje rocznego limitu, a nadwyżkę rozkłada na amortyzację liniową.
Dla samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji od 1 stycznia 2026 limit wartości, do której odpisy są kosztem, zależy od emisji CO2: 100 000 zł przy emisji 50 g/km i wyższej, 150 000 zł przy emisji poniżej 50 g/km oraz 225 000 zł dla aut elektrycznych i wodorowych.
Pojazdy wpisane do ewidencji przed 2026 rokiem zachowują stary limit 150 000 zł; decyduje data wprowadzenia do ewidencji, nie data zakupu. Program porównuje datę przyjęcia z 1 stycznia 2026, sam stosuje właściwy limit i wylicza proporcję kosztów (KUP/NKUP) dla każdego odpisu.
9.2 Ewidencja wyposażenia
Program prowadzi też ewidencję wyposażenia, czyli składników majątku, które nie są środkami trwałymi, ale podlegają ewidencjonowaniu. Pozycje dodajesz i edytujesz standardowym schematem programu.
9.3 Ewidencja przebiegu pojazdów Rozszerzona+
Ewidencja przebiegu pojazdów do celów podatku dochodowego (tzw. kilometrówka) nie obowiązuje od 2019 r. i domyślnie jest w programie wyłączona dla lat 2019 i późniejszych. Zamiast niej dla samochodów stosuje się odliczenie części kosztów (np. 75% lub 20%) i ewentualnie 50% VAT.
Jeśli potrzebujesz tej ewidencji (np. dla wcześniejszych lat lub do celów VAT), włączasz ją w ustawieniach programu. Na ewidencję składają się: lista stawek przebiegu, lista pojazdów oraz przebiegi wprowadzane pod miesiącem. Kwotę wyliczoną w raporcie ewidencji przebiegu księgujesz ręcznie w kolumnie „Pozostałe wydatki". Nie trafia ona do księgi automatycznie.
9.4 Ewidencja IP BOX
IP BOX to preferencyjne, 5-procentowe opodatkowanie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (np. z autorskiego oprogramowania). Wymaga prowadzenia odrębnej ewidencji.
W programie obsługa IP BOX obejmuje: definiowanie projektów IP, oznaczanie sprzedaży z tytułu IP w fakturach sprzedaży oraz księgowanie kosztów związanych z danym prawem. Na tej podstawie program prowadzi wymaganą ewidencję IP BOX.
9.5 Remanenty (spisy z natury)
Remanent (spis z natury) to spis towarów i materiałów na dany dzień. Różnice między remanentem początkowym a końcowym korygują dochód firmy.
Wartości spisów (dla KPiR) wpisujesz w oknie edycji roku podatkowego. Po zakończonym roku wpisujesz kwoty remanentów i zaznaczasz opcję ich uwzględniania przy wyliczaniu dochodu; możliwy jest też remanent sporządzony w trakcie roku (uwzględniany od daty sporządzenia). Zasada: zapas otwarcia zwiększa koszty, a zapas zamknięcia je zmniejsza. Remanenty są pokazywane w raporcie „Podsumowanie kolumn KPiR".
Zaznaczenie opcji uwzględniania remanentów zmienia wyliczenie dochodu w raporcie „Podsumowanie kolumn KPiR". Jeśli potrzebujesz raportów bez remanentów za wcześniejsze miesiące, sporządź je przed włączeniem tej opcji (lub tymczasowo ją wyłącz).
9.6 Zmiana formy opodatkowania w trakcie roku
Sposób postępowania zależy od rodzaju zmiany:
- W obrębie zasad ogólnych (skala ↔ podatek liniowy), gdy nadal prowadzisz KPiR, wystarczy przy wyliczaniu zaliczek wskazać nową formę (z ewentualnym przeliczeniem wcześniejszych zaliczek).
- Między różnymi ewidencjami (np. ryczałt ↔ KPiR) trzeba założyć tę samą firmę jeszcze raz (warto nadać jej inną nazwę własną, by nie pomylić) i dodać udział do tej nowej firmy w istniejącym już właścicielu. Od miesiąca zmiany księgujesz w nowym podmiocie, a zaliczki liczysz pod tym samym właścicielem.
9.7 PIT kasowy
PIT kasowy to sposób rozliczania, w którym przychód (a opcjonalnie także koszt) ujmujesz w dacie zapłaty, a nie w dacie wystawienia faktury.
▸ Rozliczanie w trybie PIT kasowego
Wszystkie wersje- W oknie edycji roku zaznacz pole „PIT kasowy" (osobno można włączyć go też dla kosztów).
- Zaksięguj fakturę sprzedaży z kwotą w kolumnie przychodu równą 0. Przychód pojawi się dopiero z płatności (przy ryczałcie podaj samą stawkę, bez kwoty).
- W gałęzi Ewidencje księgowe → Płatności dodaj płatność: data, typ, kontrahent, kwota, a następnie przypisz do niej faktury, których dotyczy.
- Uruchom opcję księgowania płatności PIT kasowego z menu „Narzędzia". Przychód trafi do księgi z datą i kwotą płatności.
9.8 JPK dla księgi i ewidencji: JPK_PKPIR i JPK_EWP
Od 2026 roku księgę i ewidencję ryczałtu prowadzi się według nowych struktur logicznych: JPK_PKPIR(3) dla KPiR oraz JPK_EWP(4) dla ewidencji przychodów. Pliki te po raz pierwszy trzeba będzie obowiązkowo złożyć w 2027 roku, w terminie zeznania rocznego (do końca kwietnia 2027), za rok 2026. Obowiązek dotyczy podatników składających PIT-36, PIT-36L lub PIT-28. TaxMachine generuje oba pliki z danych księgi, bez dodatkowej pracy z Twojej strony; wystarczy rzetelnie księgować na bieżąco, w tym nowe kolumny z numerem KSeF i NIP kontrahenta.
Najczęstsze błędy i pytania
- Po włączeniu remanentów zmieniły się dochody we wcześniejszych miesiącach.
- To zamierzone: opcja wpływa na raport „Podsumowanie kolumn KPiR". Sporządź raporty sprzed zmiany przed jej włączeniem.
- Przebieg pojazdu nie zmniejsza dochodu.
- Kwoty z ewidencji przebiegu nie księgują się automatycznie. Zaksięguj je ręcznie w kolumnie „Pozostałe wydatki".
- Zmieniłem ryczałt na KPiR i nie wiem, gdzie księgować.
- Załóż tę samą firmę ponownie i dodaj jej udział pod istniejącym właścicielem; od miesiąca zmiany księgujesz w nowym podmiocie (punkt 9.6).