Faktury i KSeF
Najpierw nauczysz się wystawiać faktury — od kartoteki produktów i kontrahentów, przez korekty i zaliczki, po automatyczne księgowanie. Potem przejdziesz do KSeF 2.0: jak podłączyć certyfikat, wysyłać i pobierać e-faktury oraz je księgować.
Wystawianie faktur
System fakturowania w programie to kilka powiązanych zbiorów: jednostki miary, formy i terminy płatności, kontrahenci, produkty (towary i usługi), faktury oraz płatności i dokumenty magazynowe. Zanim wystawisz pierwszą fakturę, warto przygotować kartoteki produktów i kontrahentów. Wszystkie wersje
10.1 Słowniki: jednostki miary i formy płatności
To proste zbiory pomocnicze. Jednostki miary (np. szt., godz., kg) oraz formy i terminy płatności (np. przelew 14 dni, gotówka) podpowiadają się później na fakturach. Uzupełniasz je raz, standardowym schematem dodawania (Insert).
10.2 Produkty — towary i usługi
Lista towarów i usług zawiera wszystko, co możesz umieścić na fakturze i dokumencie magazynowym. Produkty dodajesz z tej listy albo „w locie" podczas wystawiania dokumentu. Dla każdego produktu poza zwykłymi danymi możesz ustawić:
- stawkę ryczałtu stosowaną przy automatycznym księgowaniu faktur,
- precyzję (liczbę miejsc po przecinku) przy wyliczaniu cen jednostkowych,
- czy to usługa — dla usług nie wystawia się dokumentów magazynowych i obowiązuje inna domyślna stawka księgowania w ryczałcie,
- wymóg podzielonej płatności (MPP) dla danego towaru.
Karta towaru pokazuje też aktualny stan magazynowy i wycenę (w cenie zakupu lub koszcie wytworzenia), liczone na podstawie dokumentów magazynowych.
10.3 Kontrahenci
Kontrahentów każda firma ma pod własnym węzłem „Kontrahenci". Możesz ich dodawać także wprost z faktury, dokumentu płatniczego czy magazynowego — okno wyboru kontrahenta pozwala od razu utworzyć nowego. Dane pobierzesz z REGON po wpisaniu numeru NIP.
Karta kontrahenta zbiera w jednym miejscu wystawione faktury, dokumenty płatnicze oraz zbiorczą listę z wyliczonym saldem na dzień każdego dokumentu — wygodnie sprawdzisz, kto i ile zalega.
10.4 Wystawienie faktury
▸ Wystawienie faktury sprzedaży
Wszystkie wersje- W drzewie rozwiń „Sprzedaż / Faktury" i naciśnij Insert.
- Wskaż kontrahenta — jeśli go nie ma, wpisz NIP i kliknij przycisk z kropkami w polu NIP lub „Pobierz z REGON" (nowy kontrahent trafi na listę).
- Dodaj pozycje faktury, wybierając produkty z listy (możesz też dodać produkt „w locie").
- W razie potrzeby na zakładce dokumentu płatniczego dodaj płatność — np. pełną kwotę faktury jako przelew. Możesz też utworzyć dokument magazynowy WZ do faktury.
- Zapisz fakturę.
10.5 Faktury pochodne — korekty, zaliczki, duplikaty
Dokumenty „wywodzące się" z faktury wystawiasz z zakładki „Faktury pochodne" w oknie jej edycji:
- Korekta — przycisk „Wystaw korektę"; do korekty możesz od razu dodać przelew zwrotny.
- Zaliczkowa i końcowa — przycisk „Wystaw fakturę zaliczkową". Zaliczka może być pełna lub częściowa (przy częściowej dodajesz płatność do faktury końcowej). Możliwych jest wiele faktur zaliczkowych do jednego zamówienia.
- Duplikat — ponowne wystawienie egzemplarza istniejącej faktury (np. po zagubieniu oryginału).
Faktura korygująca — poprawia wcześniejszą fakturę (zmiana ilości, ceny, zwrot). Zaliczkowa dokumentuje wpłatę przed dostawą, a końcowa rozlicza całość po dostawie.
Duplikat — kolejny egzemplarz tej samej faktury, oznaczony jako „duplikat"; nie jest nowym dokumentem księgowym.
10.6 Faktury szczególne i oznaczenia
MPP (mechanizm podzielonej płatności) — sposób zapłaty, w którym kwota netto trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, a VAT na jego wydzielony „rachunek VAT". Dla niektórych transakcji jest obowiązkowy.
10.7 Księgowanie faktur, rejestr sprzedaży i JPK_FA
Wystawionych faktur nie musisz przepisywać do księgi ręcznie — program je księguje automatycznie. Przy ryczałcie stawkę podatku bierze z pozycji faktury (a tę można ustawić na karcie produktu, skąd przepisuje się do faktury).
Z poziomu listy faktur wygenerujesz też rejestr sprzedaży (zestawienie wystawionych faktur), a w razie potrzeby plik JPK_FA.
JPK_FA — plik ze szczegółami wystawionych faktur, który przekazuje się organom skarbowym na żądanie (np. podczas kontroli). To co innego niż comiesięczny JPK_V7.
10.8 Wygląd faktury i ustawienia
Wygląd i zachowanie faktur dostosujesz na kilka sposobów: dodasz logo, przygotujesz własne wzory faktur, ustawisz oznaczanie faktur jako „opłacone", a w oknie edycji firmy znajdziesz opcje fakturowania (m.in. automatyczna numeracja i płatności — patrz też Część II, punkt 5.3).
Najczęstsze błędy i pytania
- Nie mogę wystawić dokumentu magazynowego do pozycji.
- Pozycja jest prawdopodobnie usługą — dla usług nie tworzy się dokumentów magazynowych.
- Gdzie wystawić korektę albo fakturę końcową?
- W oknie faktury, na zakładce „Faktury pochodne" — tam są przyciski „Wystaw korektę" i „Wystaw fakturę zaliczkową".
- Ryczałt księguje złą stawkę.
- Sprawdź stawkę ryczałtu w pozycji faktury i na karcie produktu (stamtąd jest przepisywana).
KSeF 2.0
KSeF to Krajowy System e-Faktur — centralny, rządowy system, przez który wystawia się i odbiera faktury w formie ustrukturyzowanej (e-faktury). TaxMachine obsługuje wysyłanie faktur do KSeF, pobieranie e-faktur od kontrahentów i ich automatyczne księgowanie. Wszystkie wersje
e-faktura — faktura w ustrukturyzowanym formacie (XML), wystawiona lub odebrana przez KSeF. Numer KSeF to nadawany przez system, 35-znakowy identyfikator faktury.
UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli potwierdzenie przyjęcia dokumentu przez system. Certyfikat / token KSeF to dane uwierzytelniające, którymi program loguje się do KSeF w imieniu podmiotu.
Obsługa KSeF działa we wszystkich wersjach programu, łącznie ze Standard. Harmonogram, od kiedy KSeF jest obowiązkowy, zmieniał się kilkukrotnie — sprawdź aktualne terminy na stronach Ministerstwa Finansów i u producenta.
11.1 Certyfikaty i tokeny dostępowe
Aby program mógł łączyć się z KSeF w imieniu firmy, musisz podać certyfikat (lub token) w oknie edycji firmy, na zakładce „KSeF 2.0". Certyfikat generujesz w Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów — wersja produkcyjna pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl/web, a przedprodukcyjna (demo) pod ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web.
▸ Wczytanie certyfikatu KSeF
Wszystkie wersje- Otwórz okno edycji firmy i przejdź na zakładkę „KSeF 2.0".
- Wczytaj klucz publiczny (
.crt) i prywatny (.key) — program połączy je w jeden certyfikat PEM. - Przy kluczu prywatnym podaj hasło nadane podczas generowania certyfikatu (błędne hasło zwróci błąd OpenSSL).
- Sprawdź poprawność przyciskiem testu — program spróbuje otworzyć sesję KSeF. Treść certyfikatu podejrzysz przez „Pokaż informacje o certyfikacie".
Miesięcznie można wygenerować maksymalnie 6 certyfikatów (ograniczenie MF) — jeśli zgubisz hasło, anuluj poprzedni certyfikat i wygeneruj nowy, ale licz się z tym limitem. Certyfikat lub token działa tylko w systemie, w którym go wygenerowano (produkcyjny nie zadziała w wersji demo).
Dla podmiotów innych niż osoby fizyczne trzeba najpierw złożyć upoważnienie ZAW-FA(3) na jedną osobę fizyczną — to ona nadaje potem uprawnienia kolejnym osobom.
Do końca 2026 r. możesz używać tokenów (łatwiejszych — wystarczy wkleić token w pole „Token"), ale od 2027 i tak trzeba przejść na certyfikaty, więc warto wdrożyć je od razu. Token działa tylko dla podmiotu, który go wygenerował — w biurze rachunkowym nie zalogujesz się tokenem na konto klienta. Biuro
11.2 Wysyłanie e-faktur
Faktury wyślesz na dwa sposoby — pojedynczo z okna faktury albo hurtem z listy.
▸ Wysyłka e-faktur do KSeF
Wszystkie wersje- Pojedynczo: w oknie faktury, na zakładce „eFaktura", kliknij „Wyślij". Pojawi się status przetwarzania (np. 150 — w trakcie).
- Kliknij „Poświadczenie odbioru", aby pobrać UPO. Status 200 oznacza przyjęcie faktury i nadanie numeru KSeF.
- Hurtem: na liście faktur zaznacz zakres (kliknij pierwszą i ostatnią z Shift) i wybierz „Wyślij faktury" (sesja online) albo „Wyślij faktury wsadowo".
- Brakujące potwierdzenia dociągniesz przyciskiem „Pobierz potwierdzenia".
W sesji online numer KSeF dostajesz niemal natychmiast, ale obowiązują limity: do 30 faktur na minutę i 180 na godzinę. Wysyłka wsadowa nie ma takich ograniczeń (lepsza przy dużej liczbie faktur), lecz na numer KSeF czeka się dłużej.
11.3 Pobieranie e-faktur
E-faktury od kontrahentów pobierasz pod węzłem „e-Faktury", przyciskiem „Pobierz dla podmiotu" (bieżąca firma) lub „Pobierz wszystko" (wszystkie firmy w programie). Otworzy się okno klienta KSeF, które od razu sprawdzi dostępność nowych faktur. Import zawsze odbywa się w trybie wsadowym (program ściąga całe paczki).
Przy pobieraniu „Pobierz wszystko" możesz w opcjach programu ustawić, ile podmiotów ma być pobieranych równolegle — przydatne, gdy obsługujesz wiele firm. Profesjonalna+ Zakładka „Logi" w oknie klienta KSeF pomoże, gdyby coś z importem poszło nie tak.
Gdybyś musiał pobrać ponownie faktury sprzed ostatniego importu, program pozwala zresetować zapamiętaną „ostatnią datę pobierania".
11.4 Księgowanie pobranych e-faktur
Księgowanie e-faktur jest zautomatyzowane. Po pobraniu program próbuje sam przyporządkować sposób księgowania (tzw. rozpoznanie — uruchamiane automatycznie po imporcie, ale można je też wywołać ręcznie dla wskazanych lub wszystkich nierozpoznanych faktur).
Po rozpoznaniu, w oknie edycji e-faktury możesz podejrzeć i poprawić księgowanie — daty, okresy, sposób ujęcia w KPiR, stawki ryczałtu. Samo zaksięgowanie uruchamiasz opcją „Księguj e-faktury" z menu „Narzędzia" (wstążka „Dokumenty księgowe").
11.5 Nadawanie uprawnień (biuro rachunkowe) Biuro
Aby biuro mogło pobierać i wysyłać e-faktury klienta jednym certyfikatem, klient nadaje biuru uprawnienia w Aplikacji Podatnika (ap.ksef.mf.gov.pl/web). Po zalogowaniu (np. profilem zaufanym) i wskazaniu NIP firmy, w module uprawnień wybiera się „Nadaj uprawnienia", rodzaj „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur", podaje NIP biura, zaznacza „przeglądanie faktur" oraz „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia" i zatwierdza. Aktywność uprawnienia sprawdza się w „Zarządzaj uprawnieniami".
W programie po stronie biura wskaż, że dany klient jest fakturowany przez to biuro — wtedy certyfikat biura posłuży do obsługi e-faktur klienta. To podejście jest wygodniejsze niż osobne tokeny dla każdego klienta.
11.6 Oznaczenia BFK, OFF i DI w JPK_V7(3)
W nowym JPK_V7(3) pojawiły się oznaczenia związane z KSeF: BFK, OFF i DI oraz numer KSeF. Program wykazuje je na podstawie pól w oknie edycji dokumentu księgowego. Najważniejsze zasady:
- numer KSeF w odpowiednim polu musi mieć dokładnie 35 znaków;
- znacznik BFK pojawia się dla dokumentu typu „Faktura VAT", jeśli nie podano numeru KSeF (czyli faktura nie przeszła przez system).
Jeśli wpiszesz numer KSeF o długości innej niż 35 znaków, oznaczenia w JPK mogą zostać wykazane nieprawidłowo. Numer kopiuj dokładnie z potwierdzenia z KSeF.
Najczęstsze błędy i pytania
- Przy wczytywaniu certyfikatu dostaję błąd OpenSSL.
- To najczęściej błędne hasło do klucza prywatnego. Wpisz hasło nadane przy generowaniu; jeśli go nie masz — anuluj certyfikat i wygeneruj nowy (pamiętaj o limicie 6/miesiąc).
- Certyfikat „nie działa" w wersji demo.
- Certyfikat i token działają tylko w systemie, w którym je wygenerowano. Do testów użyj certyfikatu z Aplikacji Podatnika DEMO.
- Wysyłka hurtowa „nie wyrabia".
- Sesja online ma limity (30/min, 180/godz.). Przy dużej liczbie faktur użyj wysyłki wsadowej.
- Nie widzę nowych e-faktur po pobraniu.
- Sprawdź zakładkę „Logi" w kliencie KSeF; w razie potrzeby zresetuj „ostatnią datę pobierania" i pobierz ponownie.