Faktury i KSeF

System fakturowania w programie to kilka powiązanych zbiorów: jednostki miary, formy i terminy płatności, kontrahenci, produkty (towary i usługi), faktury oraz płatności i dokumenty magazynowe. Zanim wystawisz pierwszą fakturę, warto przygotować kartoteki produktów i kontrahentów. Wszystkie wersje

10.1 Słowniki: jednostki miary i formy płatności

To proste zbiory pomocnicze. Jednostki miary (np. szt., godz., kg) oraz formy i terminy płatności (np. przelew 14 dni, gotówka) podpowiadają się później na fakturach. Uzupełniasz je raz, standardowym schematem dodawania (Insert).

10.2 Produkty: towary i usługi

Lista towarów i usług zawiera wszystko, co możesz umieścić na fakturze i dokumencie magazynowym. Produkty dodajesz z tej listy albo „w locie" podczas wystawiania dokumentu. Dla każdego produktu poza zwykłymi danymi możesz ustawić:

• stawkę ryczałtu stosowaną przy automatycznym księgowaniu faktur,
• precyzję (liczbę miejsc po przecinku) przy wyliczaniu cen jednostkowych,
• czy to usługa: dla usług nie wystawia się dokumentów magazynowych i obowiązuje inna domyślna stawka księgowania w ryczałcie,
• wymóg podzielonej płatności (MPP) dla danego towaru.

Karta towaru pokazuje też aktualny stan magazynowy i wycenę (w cenie zakupu lub koszcie wytworzenia), liczone na podstawie dokumentów magazynowych.

10.3 Kontrahenci

Kontrahentów każda firma ma pod własnym węzłem „Kontrahenci". Możesz ich dodawać także wprost z faktury, dokumentu płatniczego czy magazynowego. Okno wyboru kontrahenta pozwala od razu utworzyć nowego. Dane pobierzesz z REGON po wpisaniu numeru NIP.

10.4 Wystawienie faktury

10.5 Faktury pochodne: korekty, zaliczki, duplikaty

Dokumenty „wywodzące się" z faktury wystawiasz z zakładki „Faktury pochodne" w oknie jej edycji:

• Korekta: przycisk „Wystaw korektę"; do korekty możesz od razu dodać przelew zwrotny.
• Zaliczkowa i końcowa: przycisk „Wystaw fakturę zaliczkową". Zaliczka może być pełna lub częściowa (przy częściowej dodajesz płatność do faktury końcowej). Możliwych jest wiele faktur zaliczkowych do jednego zamówienia.
• Duplikat: ponowne wystawienie egzemplarza istniejącej faktury (np. po zagubieniu oryginału).

10.6 Faktury szczególne i oznaczenia

10.7 Księgowanie faktur, rejestr sprzedaży i JPK_FA

Wystawionych faktur nie musisz przepisywać do księgi ręcznie: program je księguje automatycznie. Przy ryczałcie stawkę podatku bierze z pozycji faktury (a tę można ustawić na karcie produktu, skąd przepisuje się do faktury).

Z poziomu listy faktur wygenerujesz też rejestr sprzedaży (zestawienie wystawionych faktur), a w razie potrzeby plik JPK_FA.

10.8 Wygląd faktury i ustawienia

Wygląd i zachowanie faktur dostosujesz na kilka sposobów: dodasz logo, przygotujesz własne wzory faktur, ustawisz oznaczanie faktur jako „opłacone", a w oknie edycji firmy znajdziesz opcje fakturowania (m.in. automatyczna numeracja i płatności, patrz też Część II, punkt 5.3).

KSeF to Krajowy System e-Faktur: centralny, rządowy system, przez który wystawia się i odbiera faktury w formie ustrukturyzowanej (e-faktury). TaxMachine obsługuje wysyłanie faktur do KSeF, pobieranie e-faktur od kontrahentów i ich automatyczne księgowanie. Wszystkie wersje

11.1 Certyfikaty i tokeny dostępowe

Aby program mógł łączyć się z KSeF w imieniu firmy, musisz podać certyfikat (lub token) w oknie edycji firmy, na zakładce „KSeF 2.0". Certyfikat generujesz w Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów: wersja produkcyjna pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl/web, a przedprodukcyjna (demo) pod ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web. Domyślnym środowiskiem w programie jest system produkcyjny; jeśli chcesz testować, przełącz środowisko na tej samej zakładce „KSeF 2.0" i użyj certyfikatu z wersji demo.

11.2 Wysyłanie e-faktur

Faktury wyślesz na dwa sposoby: pojedynczo z okna faktury albo hurtem z listy.

11.3 Pobieranie e-faktur

E-faktury od kontrahentów pobierasz pod węzłem „e-Faktury", przyciskiem „Pobierz dla podmiotu" (bieżąca firma) lub „Pobierz wszystko" (wszystkie firmy w programie). Otworzy się okno klienta KSeF, które od razu sprawdzi dostępność nowych faktur. Import zawsze odbywa się w trybie wsadowym (program ściąga całe paczki).

Do pobierania wystarczy uprawnienie do odczytu faktur (albo dostęp właścicielski); uprawnienie do wysyłki nie jest potrzebne. Jeśli certyfikat lub token nie pozwala na odczyt, program poinformuje o tym już przy logowaniu i pokaże, jakie uprawnienia faktycznie zawiera. Pobrane e-faktury dostają link weryfikacyjny KSeF oraz kod QR z numerem KSeF.

Pobieranie za wskazany okres

Standardowo program pobiera faktury „od ostatniego pobrania". Możesz jednak wskazać zakres dat i pobrać e-faktury tylko z tego okresu. To najszybszy sposób na nadrobienie zaległości: po dłuższej przerwie w pracy, przy instalacji programu na nowym komputerze albo gdy do uzgodnień potrzebujesz dokumentów z konkretnego kwartału. Gdybyś musiał pobrać ponownie faktury sprzed ostatniego importu, program pozwala też zresetować zapamiętaną „ostatnią datę pobierania".

Masowy eksport e-faktur do plików XML

Pobrane e-faktury zapiszesz na dysk w oryginalnym formacie XML: menu Faktury → Faktury zakupu → Eksport masowy. Program zapyta o strukturę katalogów: wszystko w jednym folderze, podział według kontrahenta (katalog NIP_Nazwa), według miesiąca (np. 2026-04) albo dwupoziomowo (kontrahent, a w nim miesiące). Całość można spakować do archiwum ZIP z plikiem zestawienia CSV. Eksport przydaje się do archiwizacji (e-faktury przechowuje się 5 lat), przygotowania dokumentów do kontroli i przenoszenia danych do innych systemów. W wersji dla biur wyeksportujesz wsadowo dokumenty wielu klientów naraz, z osobnym archiwum dla każdej firmy. Biuro

Podgląd e-faktury (wizualizacja)

Surowy XML z KSeF program pokazuje w czytelnym układzie klasycznej faktury: numer KSeF, dane sprzedawcy i nabywcy w dwóch kolumnach, tabela pozycji z jednostkami, ilościami, kwotami netto/VAT/brutto oraz kodami GTU i procedurami. Pasek statusu informuje, czy faktura została wystawiona w KSeF, wystawiona offline (czeka na wysyłkę), odrzucona (z kodem błędu) czy pobrana od kontrahenta. Na podglądzie, w oknach księgowania i na wydrukach widnieje kod QR z linkiem do weryfikacji faktury w systemie Ministerstwa Finansów; program wylicza go z samej treści e-faktury, więc działa on także dla starszych dokumentów. Podgląd wydrukujesz lub zapiszesz do PDF.

11.4 Księgowanie pobranych e-faktur

Księgowanie e-faktur jest zautomatyzowane. Program sam przyporządkowuje sposób księgowania (tzw. rozpoznanie): robi to po imporcie, przy wejściu na listę e-faktur i przed księgowaniem, a w razie potrzeby wywołasz je ręcznie dla wskazanych lub wszystkich nierozpoznanych faktur. Przy kolejnych fakturach od znanego dostawcy program podpowiada ten sam sposób księgowania co poprzednio, datę sprzedaży ustala z pozycji faktury, a dla dokumentów w walucie pobiera właściwe kursy.

Po rozpoznaniu, w oknie edycji e-faktury możesz podejrzeć i poprawić księgowanie: daty, okresy, sposób ujęcia w KPiR, stawki ryczałtu. Samo zaksięgowanie uruchamiasz opcją „Księguj e-faktury" z menu „Narzędzia" (wstążka „Dokumenty księgowe"). Otwiera się wtedy pełne okno księgowania: każda faktura ma tam widoczny przypisany sposób księgowania, a przy pełnej księgowości kolumny „Dziennik (KR)" i „Schemat (KR)" z opisem rejestrów VAT. Wiersze bez przypisanego schematu są wyróżnione kolorem, a przełącznik „Pokaż tylko bez schematu" pozwala szybko je odfiltrować. Braki uzupełnisz pojedynczo albo grupowo: na liście e-faktur służy do tego przycisk „Dziennik i schemat (KR)" dla wielu zaznaczonych dokumentów, a w menu podręcznym polecenie „Zastosuj schemat i dziennik z tego wiersza". Kolumna „Zaksięgowano" pokazuje, co już trafiło do ksiąg, a raport końcowy posługuje się numerami faktur.

W kolumnie „Rejestr VAT" wskażesz rejestr dla każdej faktury z osobna. To przydatne przy częściowym odliczeniu VAT (rejestr „wg struktury sprzedaży", wtedy koszt obejmie netto powiększone o nieodliczoną część podatku) oraz przy środkach trwałych (rejestr nabycia środków trwałych). Program podpowiada tylko rejestry pasujące do typu dokumentu i zapamiętuje wybór dla danego kontrahenta.

Przypadki szczególne

11.5 Nadawanie uprawnień (biuro rachunkowe) Biuro

Aby biuro mogło pobierać i wysyłać e-faktury klienta jednym certyfikatem, klient nadaje biuru uprawnienia w Aplikacji Podatnika (ap.ksef.mf.gov.pl/web). Po zalogowaniu (np. profilem zaufanym) i wskazaniu NIP firmy, w module uprawnień wybiera się „Nadaj uprawnienia", rodzaj „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur", podaje NIP biura, zaznacza „przeglądanie faktur" oraz „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia" i zatwierdza. Aktywność uprawnienia sprawdza się w „Zarządzaj uprawnieniami".

11.6 Tryb offline24 i oznaczenia BFK, OFF, DI w JPK_V7(3)

Gdy nie masz połączenia z internetem albo KSeF ma awarię, fakturę wystawisz mimo to: w trybie offline24. Dokument powstaje poza systemem, a do KSeF trzeba go przesłać zwykle do następnego dnia roboczego. TaxMachine robi to za Ciebie: zakolejkowane faktury wysyła automatycznie, gdy tylko połączenie wróci.

W JPK_V7(3) pojawiły się oznaczenia związane z KSeF: BFK, OFF i DI oraz numer KSeF. Program wykazuje je na podstawie pól w oknie edycji dokumentu księgowego. Najważniejsze zasady:

• numer KSeF w odpowiednim polu musi mieć dokładnie 35 znaków;
• znacznik BFK pojawia się dla dokumentu typu „Faktura VAT", jeśli nie podano numeru KSeF (czyli faktura nie przeszła przez system);
• znacznik OFF dotyczy faktur wystawionych w trybie offline24;
• znacznik DI oznacza inne dokumenty VAT, które nie są e-fakturami z KSeF.