Pełna księgowość
Księgi rachunkowe to najbardziej rozbudowany sposób ewidencji: plan kont, dzienniki ze schematami księgowań i sprawozdania finansowe. Ta część prowadzi Cię od uruchomienia ksiąg, przez codzienne księgowanie, aż po zamknięcie roku.
Pełna księgowość (księgi rachunkowe) jest dostępna tylko w wersji Profesjonalnej i w wersji dla biur. W wersjach Standard i Rozszerzonej prowadzisz wyłącznie uproszczoną ewidencję (KPiR lub ryczałt — Część III).
Księgi rachunkowe
Uruchomienie ksiąg ma stałą kolejność: najpierw plan kont, potem dzienniki i schematy księgowań, następnie otwarcie roku i miesiąca obrotowego. Dopiero wtedy księgujesz dokumenty. Przejdziemy te kroki po kolei. Profesjonalna+
19.1 Zakładanie roku obrotowego
▸ Otwarcie roku obrotowego
Profesjonalna+- Na węźle „lata" kliknij „Dodaj".
- W oknie edycji roku jako formę ewidencji wybierz „Księgi rachunkowe".
- Kliknij „Zapisz".
- Otwórz miesiąc obrotowy, w którym będziesz księgować.
19.2 Plany kont i bilans otwarcia
Plan kont to uporządkowana lista wszystkich kont, na których zapisujesz operacje. Konto syntetyczne to konto główne (np. 101 „Kasa"), a konto analityczne to jego uszczegółowienie (np. osobne konto dla każdego kontrahenta). Bilans otwarcia to stany kont na początek roku, przeniesione z roku poprzedniego.
Plan kont zakładasz, klikając „Dodaj" na węźle „Plany kont". Wybierasz rodzaj ewidencji kosztów, wersję rachunku zysków i strat oraz wersję bilansu, a po zapisaniu możesz definiować konta.
▸ Dodanie konta księgowego
Profesjonalna+- W oknie planu kont dodaj nowe konto i podaj symbol (np. 101), nazwę (np. „Kasa") oraz typ konta (a jeśli dotyczy — szczególny typ konta).
- Uzupełnij oznaczenia JPK_KR_PD oraz pozycję w RZiS i w bilansie. Dla syntetycznych kont kontrahentów możesz wskazać rodzaj grupowanych kontrahentów.
- Aby dodać konto analityczne, zaznacz wcześniej zdefiniowane konto syntetyczne, kliknij „Dodaj konto analityczne" i podaj jego symbol oraz nazwę (ustawienia dziedziczy po koncie syntetycznym).
Bilans otwarcia
Bilans otwarcia wprowadzasz w tym samym oknie edycji planu kont, w kolumnach „Otwarcie" przy poszczególnych kontach.
Edycja planu kont (w tym bilansu otwarcia) nie jest możliwa dla planu powiązanego z zamkniętym rokiem obrotowym. Uzupełnij konta i salda, zanim zamkniesz rok.
19.3 Dzienniki i schematy księgowań
Dziennik to zbiór dokumentów jednego rodzaju (np. sprzedaż, kasa, wyciągi bankowe, polecenia księgowania). Schemat księgowania to wzorzec, który podpowiada konta i kwoty przy księgowaniu dokumentu w danym dzienniku.
Opcje schematu ustawiasz na zakładce „Dokument": domyślne elementy numeru i opisu dokumentu, zachowanie okna wprowadzania, widoczność pól (np. kontrahenta), pomijanie stałych elementów oraz kopiowanie wybranych elementów przy dodawaniu kolejnego dokumentu. Możesz też określić typ VAT — dla schematów z VAT dostępna jest zakładka z rejestrami VAT.
Symbol dziennika musi być unikalny — wchodzi w skład numerów kolejnych dokumentów dziennika, w tym w pliku JPK_KR. Szczególny typ dziennika wykorzystywany jest przy automatycznym księgowaniu — dzięki niemu program wie, do którego dziennika księgować faktury sprzedaży, dokumenty kasowe i przelewy.
Przy definiowaniu księgowań schematu podanie wartości nie jest obowiązkowe — jeśli zostawisz pole „Wartość lub wyrażenie" puste, kwotę wpiszesz bezpośrednio przy księgowaniu. Dla niektórych dzienników (np. „Polecenia księgowania") wartości nie warto definiować, a nawet konta można pozostawić do wpisania ręcznie. Wszystko zależy od tego, czy księgowania są stałe i powtarzalne.
Dla dokumentów księgowanych zwykle tylko raz (np. wpłata kapitału zakładowego) nie ma sensu budować osobnego schematu — szybciej zaksięgować je w ramach ogólnego dziennika PK lub rachunku bieżącego bez zdefiniowanych księgowań.
W schemacie możesz wskazać do trzech rejestrów VAT. Wykorzystując predefiniowane dla rejestru wartości, program automatycznie zaksięguje kwoty VAT na odpowiednie konta.
19.4 Księgowanie dokumentów
Dokumenty księgujesz pod węzłem „Dokumenty księgowe", w obrębie roku i miesiąca księgowego.
▸ Zaksięgowanie dokumentu
Profesjonalna+- W „Dokumentach księgowych" danego miesiąca kliknij „Dodaj" lub + na klawiaturze numerycznej — rozpocznie się edycja nowego dokumentu w buforze.
- Wybierz dziennik i — jeśli schemat go zawiera — pozwól programowi podpowiedzieć konta i kwoty; uzupełnij pozostałe pozycje księgowania.
- Zapisz dokument.
Bufor to poczekalnia na dokumenty wprowadzone, ale jeszcze nie zaksięgowane ostatecznie. Dopóki miesiąc jest otwarty, dokumenty w buforze możesz swobodnie poprawiać. Numer finalny w dzienniku otrzymują przy zamknięciu miesiąca.
19.5 Sprawozdawczość — RZiS i bilans
Rachunek zysków i strat oraz bilans generujesz z pozycji „Raporty" na wstążce kontekstowej „Księgi rachunkowe" (dostępnej dla dokumentów księgowych). Program przygotuje sprawozdania w wybranej wcześniej wersji — na przykład dla jednostki mikro.
Rachunek zysków i strat (RZiS) pokazuje przychody, koszty i wynik finansowy za okres, a bilans — majątek (aktywa) i źródła jego finansowania (pasywa) na dany dzień. Wersję obu sprawozdań ustaliłeś przy zakładaniu planu kont.
19.6 Zamykanie miesięcy i lat
Zamknięcie miesiąca i roku to operacje nieodwracalne — po nich nie da się dodawać, usuwać ani edytować dokumentów w zamkniętym okresie. Zamykaj księgi w terminach ustawowych i dopiero po upewnieniu się, że wszystko jest zaksięgowane.
Zamknięcie miesiąca
W oknie edycji miesiąca kliknij „Zamknij miesiąc", a następnie „Zapisz". Od tego momentu wszystkie dokumenty z bufora są zaksięgowane i otrzymują ostateczny numer w dzienniku, a sam dziennik można wydrukować. Zamknięcia dokonuje się zwykle do 20. dnia kolejnego miesiąca — czyli w terminie zapłaty zaliczki na podatek dochodowy.
▸ Zamknięcie roku obrotowego
Profesjonalna+- Otwórz okno edycji roku i kliknij „Zamknij rok".
- Potwierdź decyzję o zamknięciu. Program automatycznie wpisze dzisiejszą datę w polu „Data zamknięcia".
- Kliknij „Zapisz".
Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi zamyka się m.in. na dzień kończący rok obrotowy, na dzień zakończenia działalności (sprzedaży, likwidacji, upadłości), na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej oraz przy połączeniu lub podziale jednostek — nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia zdarzenia. Roczne zamknięcie służy sporządzeniu sprawozdania finansowego.
Najczęstsze błędy i pytania
- Nie mogę edytować planu kont ani bilansu otwarcia.
- Plan jest powiązany z zamkniętym rokiem. Edycja zamkniętego okresu jest zablokowana — to działanie celowe.
- Dokument nie ma ostatecznego numeru.
- Jest w buforze. Numer finalny w dzienniku nadawany jest dopiero przy zamknięciu miesiąca.
- Program nie księguje automatycznie faktur / kasy / przelewów.
- Sprawdź, czy odpowiednie dzienniki mają ustawiony właściwy szczególny typ dziennika — to po nim program rozpoznaje cel księgowania.
- Numery dokumentów się dublują lub mieszają.
- Każdy dziennik musi mieć unikalny symbol — wchodzi on w numery dokumentów i do JPK_KR.