Pełna księgowość
Księgi rachunkowe to najbardziej rozbudowany sposób ewidencji: plan kont, dzienniki ze schematami księgowań i sprawozdania finansowe. Ta część prowadzi Cię od uruchomienia ksiąg, przez codzienne księgowanie, raporty i wyciągi bankowe, aż po zamknięcie roku.
Pełna księgowość (księgi rachunkowe) jest dostępna tylko w wersji Profesjonalnej i w wersji dla biur. W wersjach Standard i Rozszerzonej prowadzisz wyłącznie uproszczoną ewidencję (KPiR lub ryczałt, Część III).
Księgi rachunkowe
Uruchomienie ksiąg ma stałą kolejność: najpierw plan kont, potem dzienniki i schematy księgowań, następnie otwarcie roku i miesiąca obrotowego. Dopiero wtedy księgujesz dokumenty. Przejdziemy te kroki po kolei. Profesjonalna+
19.1 Zakładanie roku obrotowego
▸ Otwarcie roku obrotowego
Profesjonalna+- Na węźle „lata" kliknij „Dodaj".
- W oknie edycji roku jako formę ewidencji wybierz „Księgi rachunkowe".
- Kliknij „Zapisz".
- Otwórz miesiąc obrotowy, w którym będziesz księgować.
19.2 Plany kont i bilans otwarcia
Plan kont to uporządkowana lista wszystkich kont, na których zapisujesz operacje. Konto syntetyczne to konto główne (np. 101 „Kasa"), a konto analityczne to jego uszczegółowienie (np. osobne konto dla każdego kontrahenta). Bilans otwarcia to stany kont na początek roku, przeniesione z roku poprzedniego.
Plan kont zakładasz, klikając „Dodaj" na węźle „Plany kont". Wybierasz rodzaj ewidencji kosztów, wersję rachunku zysków i strat oraz wersję bilansu, a po zapisaniu możesz definiować konta.
▸ Dodanie konta księgowego
Profesjonalna+- W oknie planu kont dodaj nowe konto i podaj symbol (np. 101), nazwę (np. „Kasa") oraz typ konta (a jeśli dotyczy, szczególny typ konta).
- Uzupełnij oznaczenia JPK_KR_PD oraz pozycję w RZiS i w bilansie. Dla syntetycznych kont kontrahentów możesz wskazać rodzaj grupowanych kontrahentów.
- Aby dodać konto analityczne, zaznacz wcześniej zdefiniowane konto syntetyczne, kliknij „Dodaj konto analityczne" i podaj jego symbol oraz nazwę (ustawienia dziedziczy po koncie syntetycznym).
Bilans otwarcia
Bilans otwarcia wprowadzasz w tym samym oknie edycji planu kont, w kolumnach „Otwarcie" przy poszczególnych kontach.
Edycja planu kont (w tym bilansu otwarcia) nie jest możliwa dla planu powiązanego z zamkniętym rokiem obrotowym. Uzupełnij konta i salda, zanim zamkniesz rok.
19.3 Dzienniki i schematy księgowań
Dziennik to zbiór dokumentów jednego rodzaju (np. sprzedaż, kasa, wyciągi bankowe, polecenia księgowania). Schemat księgowania to wzorzec, który podpowiada konta i kwoty przy księgowaniu dokumentu w danym dzienniku.
Opcje schematu ustawiasz na zakładce „Dokument": domyślne elementy numeru i opisu dokumentu, zachowanie okna wprowadzania, widoczność pól (np. kontrahenta), pomijanie stałych elementów oraz kopiowanie wybranych elementów przy dodawaniu kolejnego dokumentu. Możesz też określić typ VAT. Dla schematów z VAT dostępna jest zakładka z rejestrami VAT.
Symbol dziennika musi być unikalny. Wchodzi w skład numerów kolejnych dokumentów dziennika, w tym w pliku JPK_KR. Szczególny typ dziennika wykorzystywany jest przy automatycznym księgowaniu. Dzięki niemu program wie, do którego dziennika księgować faktury sprzedaży, dokumenty kasowe i przelewy.
Przy definiowaniu księgowań schematu podanie wartości nie jest obowiązkowe: jeśli zostawisz pole „Wartość lub wyrażenie" puste, kwotę wpiszesz bezpośrednio przy księgowaniu. Dla niektórych dzienników (np. „Polecenia księgowania") wartości nie warto definiować, a nawet konta można pozostawić do wpisania ręcznie. Wszystko zależy od tego, czy księgowania są stałe i powtarzalne.
Dla dokumentów księgowanych zwykle tylko raz (np. wpłata kapitału zakładowego) nie ma sensu budować osobnego schematu. Szybciej zaksięgować je w ramach ogólnego dziennika PK lub rachunku bieżącego bez zdefiniowanych księgowań.
W schemacie możesz wskazać do trzech rejestrów VAT. Wykorzystując predefiniowane dla rejestru wartości, program automatycznie zaksięguje kwoty VAT na odpowiednie konta.
Porządkowanie schematów
Okno „Dzienniki i schematy" ma przycisk „Klonuj schemat", który tworzy kopię schematu razem z księgowaniami i rejestrami VAT. To najszybsza droga do zbudowania wariantu istniejącego schematu. Dzienniki i schematy oznaczone jako nieaktywne znikają z list wyboru, więc nieużywane pozycje nie zaśmiecają codziennej pracy. Biura rachunkowe mogą dodatkowo skopiować wzorcowy zestaw dzienników i schematów z jednej firmy do wielu innych naraz; operacja jest bezpieczna, przy błędzie wycofuje się w całości, a istniejących danych nie nadpisuje bez potwierdzenia. Biuro
Dokumenty cykliczne i praca seryjna
Dla dokumentów powtarzalnych (czynsz, media, leasing) schemat ma dodatkowe opcje: stały kontrahent (schemat wskazuje konkretne konto rozrachunkowe), szablon opisu ze znacznikami, reset numeracji od 1 co miesiąc lub co rok, domyślna data (pierwszy lub ostatni dzień miesiąca), termin płatności liczony w dniach od daty dokumentu oraz forma płatności. W szablonie opisu użyjesz znaczników {MM}, {RRRR}, {MIESIĄC}, {NUMER} i {KONTRAHENT}, a także wariantów poprzedniego miesiąca {MM-1} i {MIESIĄC-1}. Program podstawi za nie właściwe wartości przy każdym dokumencie.
Pracę seryjną przyspieszają trzy rzeczy. Przycisk „Zapisz i nowy" (Ctrl+Shift+S) zapisuje dokument i od razu otwiera następny na tym samym schemacie, z wypełnioną numeracją, datami i opisem. Funkcja „Kopiuj z poprzedniego miesiąca" pozwala wybrać okres źródłowy i zaznaczyć dokumenty do skopiowania. Zaznaczonym operacjom możesz też zbiorczo ustawić schemat, a pomyłki cofnąć przez wyksięgowanie zaznaczonych pozycji w bieżącym miesiącu. Schematy i dzienniki mogą przy tym kolorować swoje dokumenty na listach (tło i czcionka), co ułatwia orientację w dużym dzienniku.
Parametry dokumentów (controlling)
Dokumenty możesz opisywać własnymi parametrami, np. stanowiskiem kosztów, działaniem albo źródłem finansowania. Parametry definiuje się osobno dla każdej firmy w oknie „Parametry dokumentów". Dostępne są też klucze podziałowe: nazwane zestawy wartości z procentami, którymi rozdzielisz kwotę na kilka pozycji. Zestaw parametrów można dopasować do schematu księgowania: wybrać widoczne pola i ustawić wartości domyślne. Profesjonalna+
19.4 Księgowanie dokumentów
Dokumenty księgujesz pod węzłem „Dokumenty księgowe", w obrębie roku i miesiąca księgowego. Samo przypisanie operacji do kont (dekretacja) wykonuje za Ciebie schemat, a w razie potrzeby poprawisz je ręcznie.
▸ Zaksięgowanie dokumentu
Profesjonalna+- W „Dokumentach księgowych" danego miesiąca kliknij „Dodaj" lub + na klawiaturze numerycznej. Rozpocznie się edycja nowego dokumentu w buforze.
- Wybierz dziennik i, jeśli schemat go zawiera, pozwól programowi podpowiedzieć konta i kwoty; uzupełnij pozostałe pozycje księgowania.
- Zapisz dokument.
Bufor to poczekalnia na dokumenty wprowadzone, ale jeszcze nie zaksięgowane ostatecznie. Dopóki miesiąc jest otwarty, dokumenty w buforze możesz swobodnie poprawiać. Numer finalny w dzienniku otrzymują przy zamknięciu miesiąca.
19.5 Sprawozdawczość i raporty ksiąg
Rachunek zysków i strat oraz bilans generujesz z pozycji „Raporty" na wstążce kontekstowej „Księgi rachunkowe" (dostępnej dla dokumentów księgowych). Program przygotuje sprawozdania w wybranej wcześniej wersji, na przykład dla jednostki mikro.
Poza sprawozdaniami program oferuje zestawienia robocze:
Rachunek zysków i strat (RZiS) pokazuje przychody, koszty i wynik finansowy za okres, a bilans pokazuje majątek (aktywa) i źródła jego finansowania (pasywa) na dany dzień. Wersję obu sprawozdań ustaliłeś przy zakładaniu planu kont.
19.6 Zamykanie miesięcy i lat
Zamknięcie miesiąca i roku to operacje nieodwracalne. Po nich nie da się dodawać, usuwać ani edytować dokumentów w zamkniętym okresie. Zamykaj księgi w terminach ustawowych i dopiero po upewnieniu się, że wszystko jest zaksięgowane.
Zamknięcie miesiąca
W oknie edycji miesiąca kliknij „Zamknij miesiąc", a następnie „Zapisz". Od tego momentu wszystkie dokumenty z bufora są zaksięgowane i otrzymują ostateczny numer w dzienniku, a sam dziennik można wydrukować. Zamknięcia dokonuje się zwykle do 20. dnia kolejnego miesiąca, czyli w terminie zapłaty zaliczki na podatek dochodowy.
▸ Zamknięcie roku obrotowego
Profesjonalna+- Otwórz okno edycji roku i kliknij „Zamknij rok".
- Potwierdź decyzję o zamknięciu. Program automatycznie wpisze dzisiejszą datę w polu „Data zamknięcia".
- Kliknij „Zapisz".
Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi zamyka się m.in. na dzień kończący rok obrotowy, na dzień zakończenia działalności (sprzedaży, likwidacji, upadłości), na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej oraz przy połączeniu lub podziale jednostek, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia zdarzenia. Roczne zamknięcie służy sporządzeniu sprawozdania finansowego.
19.7 Wyciągi bankowe Profesjonalna+ · wersja testowa (Beta)
Moduł wyciągów bankowych wczytuje pliki pobrane z bankowości elektronicznej i księguje operacje do ksiąg rachunkowych. Obsługiwane są wyciągi z PKO BP (iPKO) w formatach XML, CSV i XLS oraz z mBanku (zestawienie elektroniczne i historia rachunku). Formatu nie wybierasz: program rozpoznaje go po zawartości pliku. Wczytane wyciągi zapisują się w bazie, pod węzłem „Wyciągi bankowe" w drzewie firmy, obok dzienników.
Okno wyciągów pokazuje rachunek, okres, listę operacji i salda, a przy każdym przelewie automatycznie wyłuskane dane kontrahenta, NIP i numery rachunków. Program pilnuje spójności: sprawdza ciągłość sald po kolejnych operacjach, sygnalizuje brakujące dni między wyciągami i uzgadnia salda. Najważniejsza zasada bezpieczeństwa: każda zaksięgowana operacja jest zapamiętywana, więc nie zaksięgujesz jej drugi raz, nawet jeśli pojawi się w innym pliku lub formacie.
▸ Wczytanie i zaksięgowanie wyciągu
Profesjonalna+ · Beta- Otwórz węzeł „Wyciągi bankowe" i wczytaj plik wyciągu (program sam rozpozna format i rachunek).
- Przejrzyj operacje i salda; niezgodności ciągłości sald program zaznaczy.
- Wybierz dziennik i kliknij „Rozpoznaj schematy": operacje dostaną sposoby księgowania według reguł.
- Kliknij „Zaksięguj…" i potwierdź podsumowanie. Program pominie operacje już zaksięgowane oraz wpisy spoza wybranego miesiąca.
Reguły rozpoznawania operacji
Sposób księgowania przypisują reguły, zapisywane osobno dla każdej firmy i dziennika. Reguła to zestaw warunków: kierunek operacji (uznanie lub obciążenie), typ operacji, rozpoznawanie urzędów skarbowych po numerach kont NBP i ZUS, fragment nazwy kontrahenta albo tytułu przelewu. Wygrywa pierwsza pasująca aktywna reguła, więc kolejność na liście wyznacza priorytet. Nową regułę najprościej utworzyć przyciskiem „Reguła z operacji…", który buduje ją z bieżącego przelewu, a kolumna „Trafienia" pokazuje, ile operacji łapie każda reguła.
Program podpowiada też z historii: dla przelewu od znanego kontrahenta proponuje ten sam schemat co poprzednio, a przelewy wychodzące umie powiązać z e-fakturami zakupu po numerze rachunku sprzedawcy. Konta analityczne kontrahentów zakładają się same, po NIP lub nazwie z przelewu. W jednym przebiegu wczytasz wyciągi kilku rachunków (np. bieżącego i VAT); każdy trafi do swojego dziennika, bo program zapamiętuje przypisanie rachunku do dziennika. Import działa bez otwierania miesiąca księgowego, a dwuklik na wyciągu otwiera okno księgowania.
19.8 Asystent AI przez serwer MCP Profesjonalna+ · wersja testowa (Beta)
Serwer MCP to narzędzie, które pozwala podłączyć do danych księgowych asystenta AI (np. Claude). Konfiguruje się go w ustawieniach programu, w sekcji „Serwer MCP (narzędzia AI)"; przycisk „Zainstaluj/aktualizuj usługę" sam pobiera i instaluje potrzebne komponenty, a program porównuje wersje usług i informuje o dostępnych aktualizacjach.
Podłączony asystent potrafi: dopasowywać przelewy do faktur (z uzasadnieniem pewności) i zapisywać daty zapłaty, przeglądać reguły księgowania wyciągów, zakładać strukturę ksiąg (plany kont, dzienniki, schematy, parametry dokumentów, także przez kopiowanie ze wzorca) oraz sprawdzać dekret przed księgowaniem: czy miesiąc jest otwarty, czy konta istnieją i czy strony Wn/Ma się bilansują.
Asystent niczego nie zapisuje samodzielnie. Każda operacja wymaga podglądu i Twojego potwierdzenia przed zapisem do ksiąg.
Najczęstsze błędy i pytania
- Nie mogę edytować planu kont ani bilansu otwarcia.
- Plan jest powiązany z zamkniętym rokiem. Edycja zamkniętego okresu jest zablokowana. To działanie celowe.
- Dokument nie ma ostatecznego numeru.
- Jest w buforze. Numer finalny w dzienniku nadawany jest dopiero przy zamknięciu miesiąca.
- Program nie księguje automatycznie faktur / kasy / przelewów.
- Sprawdź, czy odpowiednie dzienniki mają ustawiony właściwy szczególny typ dziennika. To po nim program rozpoznaje cel księgowania.
- Numery dokumentów się dublują lub mieszają.
- Każdy dziennik musi mieć unikalny symbol. Wchodzi on w numery dokumentów i do JPK_KR.
- Część operacji z wyciągu się nie zaksięgowała.
- Program celowo pomija operacje już zaksięgowane (także z innego pliku czy formatu) oraz wpisy spoza wybranego miesiąca. Sprawdź kolumnę „Zaksięgowano" i okres.