Biuro rachunkowe
Wersja dla biur dodaje narzędzia do obsługi wielu klientów naraz: fakturowanie usług księgowych, rozrachunki, masową komunikację (podatki, ZUS, status VAT), automatyzację Programu Płatnika i portal akceptacji e-faktur. Ta część pokazuje, jak to wszystko skonfigurować i wykorzystać.
Funkcje opisane w tej części są dostępne tylko w wersji dla biur rachunkowych, i to dopiero po aktywacji odpowiedniego klucza licencyjnego. Nie działają w wersji niezarejestrowanej (demo) ani w niższych wersjach. Mają one zastosowanie wyłącznie przy świadczeniu usług księgowych dla wielu podmiotów.
Biuro rachunkowe
Zaczynamy od konfiguracji biura i klientów, bo to ona uruchamia pozostałe funkcje: fakturowanie, rozrachunki i masowe wysyłki. Potem przejdziemy przez codzienną pracę z wieloma podmiotami. Wersja dla biur
20.1 Konfiguracja biura
▸ Oznaczenie biura i ustawienia faktur
Wersja dla biur- W oknie edycji firmy oznacz ją jako biuro rachunkowe (świadczące usługi księgowe). Biur może być więcej niż jedno.
- Ustaw domyślną formę płatności na fakturach, dzień wystawiania faktur (np. 31. każdego miesiąca, w krótszych miesiącach program użyje ostatniego dnia) oraz sufiks numeru faktur.
- Wskaż szablony wiadomości na zakładce „Biuro rachunkowe" (tworzy się je przez skopiowanie istniejących; przy kilku biurach wskaż szablony dla każdego osobno).
- Skonfiguruj pocztę: każde biuro może mieć własne konto, można też dodać konto alternatywne dla wybranych domen. Wskaż folder poczty wychodzącej na serwerze IMAP.
Od maja 2025 GMail nie przyjmuje już zwykłego hasła konta w programach pocztowych. W koncie Google włącz weryfikację dwuetapową, wygeneruj hasło aplikacji (Bezpieczeństwo → „Hasła aplikacji", np. pod nazwą „TaxMachine") i wpisz to 16-znakowe hasło w konfiguracji poczty zamiast hasła do konta. Upewnij się też, że konto ma włączony dostęp przez SMTP/IMAP. Połączenie jest szyfrowane (SSL). Szczegóły konfiguracji poczty znajdziesz w Części I, punkt 3.4.
20.2 Klienci biura: parametry i stawki
W wersji dla biur okno edycji firmy ma dodatkowe właściwości klienta, związane z fakturowaniem, komunikacją i ZUS. Tam też ustalasz stawki za usługi księgowe dla danego klienta, które program wykorzysta przy generowaniu faktur. Dostępne są również dodatkowe opcje filtrowania listy klientów.
Ustal stawki klientów raz, na starcie współpracy. Comiesięczne wystawianie faktur stanie się wtedy w dużej mierze automatyczne.
20.3 Fakturowanie usług księgowych
Po skonfigurowaniu biura i stawek możesz wystawiać faktury dla klientów. Program generuje pozycje na różnych podstawach:
Faktury można generować zbiorczo dla zaznaczonych klientów, a następnie wysłać je do klientów drogą elektroniczną.
20.4 Rozrachunki z klientami
Biuro może prowadzić rozrachunki z klientami. Dodawanie płatności jest maksymalnie uproszczone, a aktualne salda widać wprost w głównej liście firm. Możesz też wysyłać automatyczne powiadomienia o zaległościach oraz obsługiwać płatności z góry.
Rozrachunki to ewidencja należności biura od klientów: co zostało zafakturowane, co zapłacone i jakie jest bieżące saldo. Dzięki temu od razu widzisz, kto zalega z płatnością za usługi księgowe.
20.5 Masowa komunikacja z klientami
Sercem wersji dla biur jest wysyłka wiadomości do wielu klientów naraz. Zaznaczasz klientów i wybierasz rodzaj wysyłki:
Powiadomienia o składkach ZUS obejmują obecnie tylko jednoosobowe działalności bez pracowników. Dla pozostałych podmiotów ta wysyłka nie jest dostępna.
20.6 Automatyzacja Programu Płatnika
Wersja dla biur integruje się z Programem Płatnika ZUS, automatyzując powtarzalne czynności. Na system składają się:
Program Płatnika to aplikacja ZUS do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. TaxMachine przygotowuje pliki KEDU (Część VI) i, w wersji dla biur, potrafi automatycznie przekazywać je do Płatnika oraz zarządzać wysyłką dla wielu klientów.
20.7 Raporty i archiwizacja podmiotów
Biuro ma do dyspozycji własne raporty, na przykład zestawienie sald i faktur klientów; dwuklik na wierszu klienta otwiera okno edycji jego firmy. Aby utrzymać wydajność dużej bazy, możesz też archiwizować podmioty. Przyda się również masowy eksport e-faktur do plików XML dla wielu klientów naraz, z osobnym archiwum dla każdej firmy (opis w Części IV, punkt 11.3).
Archiwizacja działa jak dodatkowy filtr: oznaczone podmioty stają się niewidoczne w programie. Warto archiwizować nieobsługiwanych już klientów. W dużych bazach biur rachunkowych wyraźnie przyspiesza to działanie programu.
20.8 Akceptacje e-faktur: portal dla klientów Biuro · wersja testowa (Beta)
Moduł akceptacji rozwiązuje typowy problem biura: zanim e-faktury z KSeF trafią do ksiąg, klient powinien potwierdzić, które z nich dotyczą jego działalności. Klient dostaje dostęp do portalu internetowego, w którym przegląda swoje e-faktury i oznacza je jako zaakceptowane, odrzucone albo zaakceptowane częściowo. Biuro pracuje po swojej stronie w programie.
Centrum pracy jest edytor akceptacji miesiąca, otwierany dwuklikiem. W jednym oknie widzisz nagłówek miesiąca (status, terminy, odpowiedzi klienta), listę dokumentów do edycji wprost w tabeli, wizualizację zaznaczonej faktury po prawej stronie oraz pozycje faktury z możliwością wykluczenia pojedynczych z księgowania. Widok przefiltrujesz szybkim wyborem: wszystkie, czekające, odrzucone, częściowe; kolumna „Zaksięgowana" pokazuje faktury, które są już w księgach.
Księgowanie uruchamiasz jednym z trzech przycisków: „Księguj wszystkie", „Księguj zaznaczone" albo „Księguj widoczne"; do zamkniętych miesięcy program księgować nie pozwoli. Grupa „Powiadomienia" wysyła klientom zaproszenia do portalu, przypomnienia i „ostatni dzwonek" przed terminem, z raportem statusu każdej wiadomości (wysłana, nieudana, w kolejce). Nad całością panujesz z węzła „Akceptacje e-faktur" w drzewie programu: zbiera on miesiące, dokumenty i powiadomienia wszystkich klientów, a miesiące po terminie zaznacza na żółto.
Moduł jest rozwijany w kanale testowym (Beta) i wymaga licencji dla biur rachunkowych oraz zainstalowanej usługi portalu na serwerze (instalacja i aktualizacja usług odbywa się z ustawień programu). Zakres funkcji może się jeszcze zmieniać.
Najczęstsze błędy i pytania
- Wiadomości do klientów nie wysyłają się (GMail).
- Zwykłe hasło konta Google już nie działa w programach pocztowych. Włącz weryfikację dwuetapową, wygeneruj hasło aplikacji i wpisz je w konfiguracji poczty; sprawdź też dostęp SMTP/IMAP.
- Powiadomienia o ZUS są niedostępne dla części klientów.
- Funkcja obejmuje obecnie wyłącznie jednoosobowe działalności bez pracowników.
- Program działa wolno przy dużej liczbie klientów.
- Zarchiwizuj podmioty, których już nie obsługujesz. Znikną z widoku i przyspieszą pracę.
- Mam kilka biur, a szablony wiadomości działają tylko dla jednego.
- Szablony wskazuje się osobno dla każdego biura, na zakładce „Biuro rachunkowe".