Kadry, płace i ZUS

Nowy system płacowy (zaawansowane listy płac, nieobecności, rozliczanie zleceń i dzieł, deklaracje ZUS) działa w wersji Profesjonalnej i w wersji dla Biur Rachunkowych. W wersjach Standard i Rozszerzona możesz jedynie wystawić PIT-11 i PIT-4R na podstawie kwot wpisanych ręcznie. Licencję można ulepszyć bez utraty danych.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Wymagana wersja ↗ · Porównanie wersji programu ↗

Pod firmą rozwiń „Płace / Pracownicy" i naciśnij Insert. Uzupełnij dane osoby, umowę (rodzaj, stawka, wymiar) oraz rozszerzone właściwości: parametry formy zatrudnienia, ulgi podatkowe i parametry ZUS (kody ubezpieczeń, składki społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy). To te ustawienia decydują o poprawności naliczeń, więc warto wypełnić je dokładnie.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Dodanie pracownika ↗ · Kadry, płace i ZUS ↗

We właściwościach pracownika zaznaczysz: ulgę dla młodych (do 26 lat), ulgę na powrót (po powrocie z zagranicy), ulgę 4+ (rodziny z czworgiem dzieci) oraz ulgę dla pracujących emerytów. Program uwzględni je automatycznie przy naliczaniu wynagrodzeń.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Dodanie pracownika ↗

Listy płac tworzysz pod węzłem „Płace" pod firmą (klawiszem Insert), a w obrębie listy dodajesz pozycje dla poszczególnych pracowników. Program naliczy wynagrodzenie brutto, składki, zaliczkę PIT i kwotę netto, uwzględniając wprowadzone nieobecności. Na końcu zatwierdzasz listę i drukujesz paski wypłat.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Utworzenie listy płac ↗ · Kadry, płace i ZUS — naliczanie listy ↗

Składnik wynagrodzenia to każdy element wypłaty (płaca zasadnicza, premia, dodatek), a potrącenie — kwota odejmowana (np. zaliczka, zajęcie komornicze). Definiujesz je w oknie edycji listy płac na zakładce „Składniki płacowe", określając, czy podlegają podatkowi i składkom oraz czy wchodzą do wyliczeń urlopu, nadgodzin czy chorobowego. Uwaga: składnik dodatkowy musi mieć nazwę, inaczej nie pojawi się w pozycji listy.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Składniki płacowe ↗

Rachunki do umów zlecenia dodajesz pod pracownikiem, w węźle „Zlecenia". Wskazówka: najpierw uzupełnij w oknie edycji pracownika dane umowy, stawek i składek — raz wpisane, będą automatycznie podstawiać się na kolejne rachunki. Zlecenie zwykle podlega składkom ZUS, które program nalicza według parametrów zleceniobiorcy.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Rachunki do umów zlecenia i o dzieło ↗

Tak samo jak zlecenie — rachunek dodajesz pod pracownikiem w węźle „Zlecenia", po uzupełnieniu parametrów umowy u pracownika. Różnica dotyczy oskładkowania: dzieło zwykle nie podlega składkom ZUS, a program naliczy je zgodnie z ustawionymi parametrami.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Rachunki do umów zlecenia i o dzieło ↗

Nieobecności wpisujesz pod pracownikiem, w węźle „Nieobecności" — każda jako osobna pozycja. Ważna zasada: nieobecność musi mieścić się w jednym miesiącu; jeśli obejmuje przełom miesięcy, podziel ją na dwie pozycje. Wprowadź nieobecności przed naliczeniem listy płac, bo wpływają na wynagrodzenie.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Nieobecności ↗

Automatycznie rozpisuje ją na dwie części: wynagrodzenie chorobowe (płacone przez pracodawcę przez początkowy okres w roku) i zasiłek chorobowy (ze środków ZUS) — podział dni wykonuje sam. Możesz wymusić rozliczenie całości jako zasiłek opcją „Kontynuacja zasiłku chorobowego" (np. gdy okres wynagrodzenia chorobowego minął), a drugi kod zmienić np. na świadczenie rehabilitacyjne.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Jak program rozlicza chorobę ↗

Deklaracje ZUS powstają z list płac i rachunków do zleceń/dzieł (mogą też uwzględniać składki właściciela — włącz to w jego oknie edycji). Z poziomu listy płac lub zakładki „Płace" wybierz eksport do pliku ZUS KEDU, a następnie zaimportuj plik do Programu Płatnika lub ePłatnika, zweryfikuj i stamtąd wyślij do ZUS.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Deklaracje ZUS (plik KEDU) ↗

PIT-11 (roczna informacja o przychodach i zaliczkach) program sporządza automatycznie na podstawie list płac oraz rachunków do zleceń i dzieł — tworzysz go w dokumentach płacowych. Program obsługuje też PIT-8C. Gotowy formularz wysyłasz do urzędu elektronicznie przez e-Deklaracje i pobierasz UPO.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — PIT-11 i PIT-4R ↗ · Kadry, płace i ZUS — formularze podatkowe ↗

PIT-4R to roczna, zbiorcza deklaracja płatnika o pobranych zaliczkach — program tworzy ją z list płac i rachunków, tak jak PIT-11, w dokumentach płacowych. Wysyłka odbywa się przez e-Deklaracje.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — PIT-11 i PIT-4R ↗

Najczęściej dlatego, że przy starych formularzach sporządzasz jednocześnie listy zbiorcze i indywidualne, a w konfiguracji firmy (zakładka „Płace i ZUS") zaznaczono opcję „Indywidualne listy płac". Odznacz ją — ma być włączona tylko przy wyłącznie indywidualnych listach. Sprawdź też zgodność identyfikatorów pracownika (PESEL/NIP) — przy niezgodności program pomija pozycje.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Konfiguracja płac ↗

Po naliczeniu i zatwierdzeniu listy płac drukujesz paski/wypłaty z poziomu listy. Program prowadzi też karty wynagrodzeń — chronologiczny zapis wypłat i składek pracownika, przydatny do kontroli i zestawień rocznych.

Zobacz w instrukcji: Kadry, płace i ZUS — naliczanie i karty wynagrodzeń ↗

Parametry podatkowe i składkowe konkretnej osoby (koszty, ulga, schemat składek, kody ZUS) ustawiasz w kartotece pracownika. Natomiast sposób przeliczania formularzy płacowych dla całej firmy — w oknie edycji firmy, na zakładce „Płace i ZUS" (m.in. opcje „Indywidualne listy płac" i „Uwzględnianie dat wypłaty").

Zobacz w instrukcji: Kadry, płace i ZUS — co przygotować ↗ · Podręcznik, cz. VI — Konfiguracja płac ↗

Sprawdź trzy rzeczy: parametry pracownika (koszty uzyskania, ulga, schemat składek), wprowadzone nieobecności (muszą być wpisane przed naliczeniem listy) oraz definicje składników płacowych (czy właściwie podlegają podatkowi i składkom).

Zobacz w instrukcji: Kadry, płace i ZUS — najczęstsze problemy ↗

Tak — deklaracje ZUS generowane z list płac mogą uwzględniać również składki właściciela firmy. W tym celu zaznacz odpowiednią opcję w oknie edycji właściciela; bez niej plik KEDU obejmie tylko pracowników.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — Deklaracje ZUS (plik KEDU) ↗

Przez e-Deklaracje — tak samo jak inne deklaracje: w oknie dokumentu wybierasz wysyłkę elektroniczną, podpisujesz (certyfikatem kwalifikowanym lub danymi autoryzacyjnymi) i po przyjęciu pobierasz UPO. Przy wielu pracownikach skorzystasz z wysyłki zbiorczej.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VI — PIT-11 i PIT-4R (wysyłka) ↗ · e-Deklaracje i UPO ↗