KPiR — księgowanie

W drzewie firmy rozwiń „Ewidencje podatkowe", zaznacz węzeł „Lata" i naciśnij Insert. Wpisz rok, wybierz formę ewidencji („Podatkowa księga przychodów i rozchodów" albo „Ryczałt"), ustaw sposób numerowania dokumentów (roczny lub miesięczny) i zapisz. Uwaga: formy ewidencji nie można zmienić po zapisaniu roku — przy pomyłce trzeba utworzyć rok od nowa. Potem dodaj miesiące i rejestry VAT.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Dodanie roku podatkowego ↗

Dokumenty księgowe wprowadza się pod MIESIĄCEM — najpierw w obrębie roku dodaj kolejne miesiące podatkowe (zaznacz węzeł i Insert), a dopiero pod miesiącem pojawią się listy dokumentów do księgowania.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Dodanie miesięcy ↗

Pod miesiącem zaznacz „Dokumenty księgowe" i naciśnij Insert. W oknie księgowania: wpisz datę i typ dokumentu, zaznacz, czy trafia do rejestru VAT, wskaż kontrahenta (możesz pobrać z REGON po NIP), uzupełnij numer i opis, w części VAT ustaw datę VAT, rejestr i kwoty według stawek, a na końcu wypełnij kolumny KPiR i zapisz. Kwoty trafią do księgi i ewidencji VAT, z których powstanie JPK_V7.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Zaksięgowanie dokumentu ↗ · KPiR — wprowadzanie dokumentów ↗

Kolumnę wskazujesz w oknie księgowania, ale program podpowiada właściwą zależnie od wybranego typu dokumentu (sprzedaż, zakup towarów, koszty uboczne, wynagrodzenia, pozostałe wydatki itd.), co ogranicza pomyłki. Jeśli kwota trafiła do złej kolumny — popraw przypisanie, wynik przeliczy się automatycznie.

Zobacz w instrukcji: KPiR — wprowadzanie dokumentów (kolumny) ↗ · Podręcznik, cz. III — Okno księgowania ↗

Typ dokumentu decyduje o sposobie księgowania (np. sprzedaż, dostawy krajowe, transakcje międzynarodowe, wynagrodzenia, amortyzacja, korekty VAT), a rejestry grupują zapisy według rodzaju — od przypisania do rejestru VAT zależy, w której rubryce pliku JPK_V7 znajdzie się dokument. Dla każdego rejestru możesz ustawić standardowe oznaczenia VAT, stosowane potem automatycznie.

Zobacz w instrukcji: KPiR — rejestry i typy dokumentów ↗ · Podręcznik, cz. III — Rejestry VAT ↗

Komplet typowych schematów: sprzedaż krajowa, eksport i WDT, nabycia krajowe, nabycie środka trwałego, wydatki samochodowe z 50% VAT, WNT i import (rozliczane przez nabywcę), faktury zaliczkowe, VAT RR (rolnik ryczałtowy), faktury FP do paragonu, metoda kasowa, ulga na złe długi oraz korekty. Wspólne okno księgowania jest zawsze to samo — różni się dobór typu dokumentu, rejestru i kolumn; każdy schemat ma w pomocy przykład krok po kroku.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Najczęstsze schematy księgowań ↗

Księgujesz go schematem „Nabycie środka trwałego" — zakup składnika majątku nie trafia jednorazowo w koszty, lecz jest rozliczany w czasie przez amortyzację. Środek wprowadzasz do ewidencji środków trwałych, a odpisy amortyzacyjne księgujesz według ustalonej metody i stawki.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Schematy księgowań ↗ · Podręcznik, cz. III — Środki trwałe i amortyzacja ↗

Po wprowadzeniu środka trwałego oraz ustawieniu metody i stawki program automatycznie nalicza odpisy i księguje je w odpowiednim okresie. Ewidencja opiera się na formularzach „Ewidencja środków trwałych" i „Wykaz środków trwałych" — na każdy rok tworzysz osobny formularz (najprościej zapisując poprzedni „jako nowy" i przepisując bilans zamknięcia amortyzacji do bilansu otwarcia).

Zobacz w instrukcji: KPiR — rejestry i typy (amortyzacja) ↗ · Podręcznik, cz. III — Środki trwałe i amortyzacja ↗

Wartości spisów wpisujesz w oknie edycji roku podatkowego. Po zakończonym roku podajesz kwoty remanentów i zaznaczasz opcję ich uwzględniania przy wyliczaniu dochodu (możliwy jest też remanent w trakcie roku, uwzględniany od daty sporządzenia). Zasada: zapas otwarcia zwiększa koszty, a zapas zamknięcia je zmniejsza; remanenty widać w raporcie „Podsumowanie kolumn KPiR".

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Remanenty ↗

Otwórz zapis do edycji (dwuklik lub Ctrl+Enter), popraw np. kolumnę, kwotę czy rejestr i zapisz — wynik księgi przeliczy się automatycznie. Jeśli dokument trafił do złego miesiąca, przenieś zapis do właściwego okresu.

Zobacz w instrukcji: KPiR — najczęstsze błędy ↗ · Podręcznik, cz. I — Podstawowe operacje ↗

Tak samo jak każdy element w programie: zaznacz zapis na liście dokumentów księgowych i naciśnij Delete (albo wybierz „Usuń" z menu podręcznego lub przycisk „–" na pasku narzędzi).

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. I — Podstawowe operacje i skróty ↗

Wydruki i podgląd wydruku wywołasz z menu podręcznego lub paska narzędzi, a dochód i sumy kolumn zobaczysz w raporcie „Podsumowanie kolumn KPiR" (uwzględnia on także remanenty, jeśli włączysz ich rozliczanie). Dane z tabel wyeksportujesz też do CSV/Excela.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Remanenty (raport) ↗ · Podręcznik, cz. I — Kolumny, raporty i eksport ↗

Dokumentem źródłowym w KPiR może być faktura, rachunek, dowód wewnętrzny czy wyciąg — wszystkie wprowadzasz tym samym oknem księgowania, dobierając właściwy typ dokumentu i kolumnę (np. pozostałe wydatki). Program przeliczy wynik na bieżąco.

Zobacz w instrukcji: KPiR — wprowadzanie dokumentów ↗

Nie musisz ich ręcznie wyliczać — gdy poprawnie ustawisz parametry podatkowe i składkowe właściciela (zakładki „Podatki" i „ZUS" w jego oknie edycji), składki wyliczają się automatycznie i są uwzględniane w zaliczkach na podatek dochodowy.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. II — Składki ZUS właściciela ↗

Tak — zamiast wpisywać dokumenty ręcznie, zaimportujesz je w formacie CDN Optima XML albo we własnym formacie eksportu/importu TaxMachine (przydatnym też do przenoszenia księgowań między bazami).

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Import dokumentów księgowych ↗

Korekty wprowadzasz jako osobny typ dokumentu — program obsługuje korekty nabyć i dostaw oraz korektę VAT przy częściowym odliczeniu, co zapewnia poprawne ujęcie w rejestrze VAT i pliku JPK_V7.

Zobacz w instrukcji: KPiR — rejestry i typy (korekty VAT) ↗ · Podręcznik, cz. III — Schematy księgowań ↗

Sposób numerowania dokumentów (roczny lub miesięczny) wybierasz przy zakładaniu roku podatkowego. Dodatkowo stała część numeru dokumentu jest zapamiętywana dla każdego kontrahenta osobno, co przyspiesza wpisywanie kolejnych faktur od tego samego dostawcy.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Dodanie roku podatkowego ↗ · Podręcznik, cz. III — Okno księgowania ↗

Uwaga: „kilometrówka" do celów podatku dochodowego nie obowiązuje od 2019 r. i domyślnie jest wyłączona — dla samochodów stosuje się odliczenie części kosztów (np. 75% lub 20%) i ewentualnie 50% VAT. Jeśli potrzebujesz tej ewidencji (wcześniejsze lata lub cele VAT), włącz ją w ustawieniach; składają się na nią stawki przebiegu, lista pojazdów i przebiegi pod miesiącem, a wyliczoną kwotę księgujesz ręcznie w kolumnie „Pozostałe wydatki". Ewidencja dostępna od wersji Rozszerzonej.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Ewidencja przebiegu pojazdów ↗

Program weryfikuje status kontrahentów na białej liście podatników VAT — dla zaksięgowanych dokumentów oraz w plikach JPK_VAT. Wyniki są zapamiętywane w gałęzi „Pozostałe zbiory → Weryfikacje VAT"; jeśli weryfikacja zwróciła błędny wynik (np. przez awarię systemu rządowego), usuń zapamiętaną pozycję, a program sprawdzi ponownie.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Weryfikacja na białej liście VAT ↗

PIT kasowy to rozliczanie przychodu (opcjonalnie także kosztów) w dacie zapłaty, a nie wystawienia faktury. W oknie edycji roku zaznaczasz pole „PIT kasowy", fakturę sprzedaży księgujesz z przychodem 0 (przy ryczałcie — sama stawka), płatności dodajesz w gałęzi „Ewidencje księgowe → Płatności" i przypisujesz do faktur, a księgowanie uruchamiasz opcją z menu „Narzędzia". Rozliczenie podsumowuje raport „PIT kasowy".

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — PIT kasowy ↗

Tak — obsługa IP BOX (preferencyjne 5% opodatkowanie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej) obejmuje definiowanie projektów IP, oznaczanie sprzedaży z tytułu IP na fakturach oraz księgowanie kosztów związanych z danym prawem. Na tej podstawie program prowadzi wymaganą odrębną ewidencję IP BOX.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. III — Ewidencja IP BOX ↗