Firma, właściciele i konfiguracja

W drzewie danych zaznacz węzeł „Firmy" i naciśnij Insert (albo wybierz „Dodaj" z menu podręcznego lub paska narzędzi). W oknie danych firmy uzupełnij nazwę, NIP i adres — program może podpowiedzieć dane z wbudowanej bazy firm i rejestru REGON na podstawie numeru. Ustaw opcje podatkowe na zakładce „Podatki" i kliknij „Zapisz i zamknij".

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. II — Dodanie firmy krok po kroku ↗ · Dodanie firmy ↗

Dokładnie tak samo jak pierwszą — w drzewie pod węzłem „Firmy" dodajesz kolejny podmiot i przełączasz się między firmami w trakcie pracy. Liczba firm zależy od wersji: Standard obsłuży 1 firmę, Rozszerzona do 3, a Profesjonalna i wersja dla Biur — bez limitu.

Zobacz w instrukcji: Dodanie firmy — wiele firm w programie ↗ · Podręcznik, cz. II — Ograniczenia wersji ↗

Przygotuj pełną nazwę i NIP, adres siedziby, formę opodatkowania (KPiR, ryczałt lub pełna księgowość) oraz status VAT (czynny/zwolniony), a także dane do numeracji dokumentów i ewentualnie logo. Część danych identyfikacyjnych program pobierze automatycznie po numerze z rejestru REGON.

Zobacz w instrukcji: Dodanie firmy — co przygotować ↗

W oknie edycji firmy, na zakładce „Podatki" — wybierasz tam KPiR, ryczałt, a w wersji dla Biur Rachunkowych także pełne księgi. Od formy opodatkowania zależą dostępne ewidencje i sposób liczenia podatku, dlatego ustaw ją przed wprowadzaniem dokumentów.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. II — Status VAT i opcje podatkowe ↗

Właścicieli dodajesz pod głównym węzłem drzewa „Właściciele (osoby fizyczne)" — nie pod firmą (tam pojawią się automatycznie po dodaniu udziału). Zaznacz węzeł, naciśnij Insert, uzupełnij dane osoby (m.in. PESEL/NIP, adres, urząd skarbowy) i zapisz. Potem koniecznie powiąż właściciela z firmą poprzez udział — bez tego program nie policzy podatku dochodowego ani ZUS.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. II — Dodanie właściciela ↗ · Właściciele i wspólnicy ↗

Pod właścicielem (w głównym węźle „Właściciele") dodajesz udział klawiszem Insert: wskazujesz firmę i wielkość udziału. W spółce suma udziałów wszystkich wspólników musi dać 100% — program rozdzieli dochód proporcjonalnie. Daty obowiązywania udziału podajesz tylko w spółkach, gdy udziały zmieniają się w czasie; przy działalności jednoosobowej dat się nie wpisuje.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. II — Udziały ↗ · Właściciele i wspólnicy — udziały w spółce ↗

Dodajesz jednej osobie po jednym udziale w każdej firmie, w której ma dochody. Dzięki udziałom program potrafi liczyć zaliczki i roczne PIT-y z wielu firm naraz — podstawę składki zdrowotnej również ustala łącznie na podstawie ksiąg firm, w których właściciel ma udziały.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. II — Udziały ↗

Poprawiasz je w oknie edycji danych firmy — nowe dokumenty pobiorą już zaktualizowane informacje. Jeśli więc na fakturze pojawiały się błędne dane, po korekcie w danych firmy kolejne faktury będą prawidłowe.

Zobacz w instrukcji: Dodanie firmy — najczęstsze problemy ↗

Urząd skarbowy firmy określasz w jej opcjach podatkowych (okno edycji firmy), a urząd właściciela — w jego danych osobowych. Te ustawienia są potem wykorzystywane w deklaracjach i plikach JPK.

Zobacz w instrukcji: Dodanie firmy — opcje podatkowe ↗ · Właściciele i wspólnicy ↗

W opcjach programu przejdź na zakładkę „Wysyłanie i odbieranie e-maili" i wpisz: adres serwera SMTP, port (typowo 587 z TLS lub 465 z SSL), rodzaj szyfrowania, login (zwykle pełny adres e-mail) i hasło. Ustaw nazwę nadawcy, po czym wyślij wiadomość próbną. Osobną pocztę możesz też ustawić w oknie edycji konkretnej firmy — z tego adresu będą wychodzić np. jej faktury.

Zobacz w instrukcji: Konfiguracja poczty e-mail ↗ · Podręcznik, cz. II — Poczta firmy ↗

Konta Gmail i Outlook (oraz inne z weryfikacją dwuetapową) zwykle wymagają specjalnego „hasła aplikacji" zamiast zwykłego hasła do logowania. Wygeneruj je w ustawieniach swojego konta pocztowego i wpisz w programie w polu hasła.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. I — Ustawienie wysyłki e-mail ↗ · Konfiguracja poczty e-mail — dobre praktyki ↗

Logo przygotowujesz przy uzupełnianiu danych firmy — wraz z danymi identyfikacyjnymi i ustawieniami numeracji dokumentów. Wgrane logo pojawia się na wydrukach dokumentów firmy.

Zobacz w instrukcji: Dodanie firmy — co przygotować ↗

Zainstaluj oprogramowanie i sterowniki od dostawcy certyfikatu — certyfikat musi trafić do magazynu certyfikatów osobistych Windows („MY"), skąd program go odczytuje. W samym TaxMachine niczego nie wpisujesz na zapas: certyfikat wskazujesz dopiero w momencie podpisywania dokumentu, podając PIN.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. I — Podpis kwalifikowany ↗ · Podpis kwalifikowany i dane autoryzacyjne ↗

To uproszczona metoda uwierzytelniania wysyłek dla osób fizycznych — zamiast certyfikatu podajesz m.in. PESEL/NIP, imię, nazwisko, datę urodzenia i kwotę przychodu z zeznania za właściwy rok. Wpisujesz je w oknie wysyłki, wybierając metodę „dane autoryzacyjne". Uwaga: kwota przychodu musi dokładnie zgadzać się z zeznaniem, inaczej urząd odrzuci wysyłkę.

Zobacz w instrukcji: Podpis kwalifikowany i dane autoryzacyjne ↗

Zaznacz firmę i naciśnij Delete (lub „Usuń" z menu podręcznego). Ważna kolejność: najpierw usuń wszystkie udziały wskazujące na tę firmę (znajdziesz je pod właścicielami) — inaczej program zgłosi, że nie może usunąć powiązanych obiektów. Usunięcie kasuje powiązane dane, więc wcześniej wykonaj kopię zapasową bazy.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. II — Ograniczenia wersji i usuwanie firmy ↗ · Dodanie firmy — usuwanie ↗

Tak. Formę opodatkowania ustawiasz osobno dla każdej firmy, więc w jednym programie poprowadzisz równocześnie np. firmę na KPiR i firmę na ryczałcie.

Zobacz w instrukcji: FAQ — firmy i formy opodatkowania ↗

W oknie edycji firmy, na zakładkach „Faktury", „Magazyn" i „Dokumenty płatnicze", ustalasz schemat numeracji (np. FV/2026/01/0001). Ustawiasz go raz — każdy nowy dokument dostanie kolejny numer według wzoru, bez ręcznego pilnowania, co chroni przed lukami i duplikatami numerów.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. II — Automatyczne numerowanie dokumentów ↗ · Dodanie firmy — numeracja ↗