KSeF i e-faktury

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny, rządowy system, przez który wystawia się i odbiera faktury w formie ustrukturyzowanej (e-faktury). Od 2026 r. jest obowiązkowy dla firm — TaxMachine obsługuje wysyłanie faktur do KSeF, pobieranie e-faktur od kontrahentów i ich automatyczne księgowanie, we wszystkich wersjach programu.

Zobacz w instrukcji: KSeF 2.0 obowiązkowy w 2026 ↗ · Podręcznik, cz. IV — KSeF 2.0 ↗

Od 1 lutego 2026 r. — dla przedsiębiorców ze sprzedażą (z VAT) powyżej 200 mln zł w 2024 r.; od 1 kwietnia 2026 r. — dla pozostałych firm, w tym małych i JDG. Ważne: niezależnie od terminu wystawiania, już od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik musi być gotowy do ODBIERANIA faktur przez KSeF, bo więksi kontrahenci mogą je przysyłać tą drogą. Aktualne zasady potwierdzaj na ksef.podatki.gov.pl.

Zobacz w instrukcji: KSeF 2.0 — obowiązkowe terminy 2026 ↗

W pięciu krokach: sprawdź, od kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy; uzyskaj uprawnienia i certyfikat (lub token) dostępu do KSeF; skonfiguruj KSeF w programie i wykonaj test połączenia; wystaw próbną e-fakturę i pobierz numer KSeF; włącz automatyczne księgowanie, aby e-faktury trafiały od razu do rejestrów VAT.

Zobacz w instrukcji: KSeF 2026 — jak przygotować firmę krok po kroku ↗

Certyfikat generujesz samodzielnie w Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów (ap.ksef.mf.gov.pl): logujesz się (np. Profilem Zaufanym), w menu „Certyfikaty" wybierasz „Wnioskuj o certyfikat", nadajesz nazwę i hasło (15–32 znaki, wielka i mała litera, cyfra, znak specjalny, bez polskich znaków), klikasz „Generuj" — klucz prywatny (.key) pobiera się automatycznie w tle — po czym wysyłasz i podpisujesz wniosek, a na końcu pobierasz certyfikat (.crt). Całą procedurę w 15 ponumerowanych krokach opisuje nasza instrukcja.

Zobacz w instrukcji: Instrukcja: certyfikat uwierzytelniający KSeF ↗

Otwórz okno edycji firmy i przejdź na zakładkę „KSeF 2.0". Wczytaj klucz publiczny (plik .crt), potem klucz prywatny (plik .key) — program połączy je w jeden certyfikat PEM — i podaj hasło nadane przy generowaniu (błędne hasło zwróci błąd OpenSSL). Na koniec kliknij „Sprawdź poprawność certyfikatu" (program otworzy testową sesję KSeF) i „Zapisz i zamknij".

Zobacz w instrukcji: Instrukcja: certyfikat KSeF — kroki 11–15 ↗ · Podręcznik, cz. IV — Certyfikaty i tokeny ↗

Pojedynczo: w oknie faktury, na zakładce „eFaktura", kliknij „Wyślij" — zobaczysz status przetwarzania (150 = w trakcie), a przyciskiem „Poświadczenie odbioru" pobierzesz UPO; status 200 oznacza przyjęcie faktury i nadanie numeru KSeF. Hurtem: na liście faktur zaznacz zakres (Shift) i wybierz „Wyślij faktury" (sesja online) albo „Wyślij faktury wsadowo". Brakujące potwierdzenia dociągniesz przyciskiem „Pobierz potwierdzenia".

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Wysyłanie e-faktur ↗

W sesji online numer KSeF dostajesz niemal natychmiast, ale obowiązują limity: do 30 faktur na minutę i 180 na godzinę. Wysyłka wsadowa nie ma tych ograniczeń — jest lepsza przy dużej liczbie faktur, tylko na numer KSeF czeka się dłużej.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Online czy wsadowo ↗

Pod węzłem „e-Faktury" kliknij „Pobierz dla podmiotu" (bieżąca firma) lub „Pobierz wszystko" (wszystkie firmy w programie). Otworzy się okno klienta KSeF, które sprawdzi dostępność nowych faktur; import odbywa się wsadowo — program ściąga całe paczki faktur wystawionych na Twój NIP.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Pobieranie e-faktur ↗

Tak, księgowanie jest zautomatyzowane. Po imporcie program sam próbuje rozpoznać sposób księgowania (rozpoznanie można też uruchomić ręcznie), a w oknie edycji e-faktury podejrzysz i poprawisz daty, okresy, ujęcie w KPiR czy stawki ryczałtu. Samo zaksięgowanie uruchamiasz opcją „Księguj e-faktury" z menu „Narzędzia" (wstążka „Dokumenty księgowe").

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Księgowanie pobranych e-faktur ↗

To nadawany przez system, 35-znakowy identyfikator e-faktury — potwierdza, że faktura znalazła się w KSeF. Po przyjęciu faktury (status 200) znajdziesz go na zakładce „eFaktura" w oknie dokumentu. Wpisując numer KSeF ręcznie w dokumentach księgowych, kopiuj go dokładnie — musi mieć równo 35 znaków, inaczej oznaczenia w JPK mogą być wykazane błędnie.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — KSeF 2.0 (pojęcia) ↗ · Podręcznik, cz. IV — Oznaczenia BFK, OFF i DI ↗

Status widzisz na zakładce „eFaktura" okna faktury i na liście faktur: 150 oznacza przetwarzanie, 200 — przyjęcie z nadanym numerem KSeF. Faktura bez numeru KSeF nie została jeszcze przyjęta. Brakujące potwierdzenia (UPO) dociągniesz przyciskiem „Pobierz potwierdzenia".

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Wysyłanie e-faktur ↗ · KSeF 2.0 — najczęstsze problemy ↗

Odczytaj komunikat błędu — najczęstsze przyczyny to brak wymaganego pola, niezgodne oznaczenie lub problem z uprawnieniami czy ważnością certyfikatu/tokenu. Przy problemach z pobieraniem zajrzyj na zakładkę „Logi" w oknie klienta KSeF; możesz też zresetować zapamiętaną „ostatnią datę pobierania" i pobrać faktury ponownie.

Zobacz w instrukcji: KSeF 2.0 — najczęstsze problemy ↗ · Podręcznik, cz. IV — Najczęstsze błędy i pytania ↗

Przepisy przewidują tryb awaryjny „offline24" na wypadek niedostępności systemu. Do trybu offline potrzebny jest drugi certyfikat — generuje się go w Aplikacji Podatnika tak samo jak zwykły, tylko z przeznaczeniem „Podpis linku do weryfikacji wystawcy".

Zobacz w instrukcji: KSeF 2026 — przepisy przejściowe ↗ · Instrukcja: certyfikat KSeF — o czym pamiętać ↗

Korektę wystawiasz standardowo — z zakładki „Faktury pochodne" pierwotnej faktury — a następnie wysyłasz ją do KSeF tak jak każdą fakturę (zakładka „eFaktura" → „Wyślij"). Po przyjęciu korekta otrzymuje własny numer KSeF.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Faktury pochodne ↗ · Podręcznik, cz. IV — Wysyłanie e-faktur ↗

Co do zasady nie — faktury konsumenckie (B2C) są poza zakresem obowiązku KSeF. Wyłączone są także faktury dokumentowane paragonem z kasy fiskalnej oraz same paragony.

Zobacz w instrukcji: KSeF 2.0 — co jest wyłączone ↗

Do końca 2026 r. podatnicy, u których miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł, mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowo lub elektronicznie). W okresie przejściowym dopuszczalne są też paragony z NIP do 450 zł i odroczono obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach.

Zobacz w instrukcji: KSeF 2.0 — obowiązkowe terminy 2026 ↗ · KSeF 2026 — przepisy przejściowe ↗

Do końca 2026 r. możesz używać tokenów (łatwiejsze — wystarczy wkleić token w pole „Token" na zakładce KSeF 2.0), ale od 2027 r. i tak trzeba przejść na certyfikaty, więc warto wdrożyć je od razu. Pamiętaj: token działa tylko dla podmiotu, który go wygenerował — w biurze rachunkowym nie zalogujesz się tokenem na konto klienta.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Certyfikat czy token ↗

To dwa różne mechanizmy, które łatwo pomylić: podpis kwalifikowany (lub dane autoryzacyjne) służy do wysyłki e-Deklaracji i plików JPK, natomiast certyfikaty i tokeny KSeF to osobne dane uwierzytelniające, którymi program loguje się do systemu e-faktur w imieniu firmy.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. I — dwa różne uwierzytelnienia ↗

Certyfikat jest ważny maksymalnie 2 lata — odnowienie zaplanuj z wyprzedzeniem, przechodząc ponownie procedurę generowania w Aplikacji Podatnika. Uwaga na limity: miesięcznie można wygenerować maksymalnie 6 certyfikatów, a utraconego klucza prywatnego (.key) nie da się odzyskać — trzeba wygenerować nowy certyfikat.

Zobacz w instrukcji: Instrukcja: certyfikat KSeF — o czym pamiętać ↗ · Podręcznik, cz. IV — Certyfikaty i tokeny ↗

Uprawnienia nadaje się w Aplikacji Podatnika (ap.ksef.mf.gov.pl): po zalogowaniu i wskazaniu NIP firmy wybierasz w module uprawnień „Nadaj uprawnienia", rodzaj „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur", podajesz NIP biura, zaznaczasz „przeglądanie faktur" oraz „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia" i zatwierdzasz. Aktywność uprawnienia sprawdzisz w „Zarządzaj uprawnieniami".

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Nadawanie uprawnień ↗

Spółka musi najpierw złożyć w urzędzie skarbowym upoważnienie ZAW-FA na jedną osobę fizyczną — to ona loguje się do Aplikacji Podatnika i nadaje potem uprawnienia kolejnym osobom. Wyjątek: spółki dysponujące pieczęcią kwalifikowaną mogą logować się bez ZAW-FA. Osoby prowadzące JDG mają dostęp od razu, np. Profilem Zaufanym.

Zobacz w instrukcji: Instrukcja: certyfikat KSeF — przygotowanie ↗ · Podręcznik, cz. IV — Certyfikaty i tokeny ↗

Nie — obsługa KSeF 2.0 (wystawianie, wysyłka i pobieranie e-faktur) działa we wszystkich wersjach programu, łącznie ze Standard, w ramach zwykłej licencji z ważnymi aktualizacjami.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — KSeF 2.0 ↗ · KSeF 2.0 — terminy (TaxMachine) ↗

W oknie faktury, na zakładce „eFaktura", kliknij „Poświadczenie odbioru" — pobierzesz UPO, a status 200 potwierdzi przyjęcie faktury i nadanie numeru KSeF. Przy wysyłce hurtowej brakujące potwierdzenia dociągniesz przyciskiem „Pobierz potwierdzenia" na liście faktur.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Wysyłanie e-faktur ↗

Certyfikat i token działają wyłącznie w tym systemie, w którym je wygenerowano — produkcyjny nie zadziała w wersji demo i odwrotnie. Do testów wygeneruj osobny certyfikat w Aplikacji Podatnika DEMO (ap-demo.ksef.mf.gov.pl), a do pracy — w wersji produkcyjnej (ap.ksef.mf.gov.pl).

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Certyfikaty i tokeny ↗

To oznaczenia związane z KSeF, które program wykazuje w JPK_V7(3) na podstawie pól w oknie edycji dokumentu księgowego. Najważniejsze zasady: numer KSeF musi mieć dokładnie 35 znaków, a znacznik BFK pojawia się dla dokumentu typu „Faktura VAT", jeśli nie podano numeru KSeF (faktura nie przeszła przez system).

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Oznaczenia BFK, OFF i DI w JPK_V7(3) ↗

To najczęściej błędne hasło do klucza prywatnego. Wpisz hasło nadane przy generowaniu certyfikatu w Aplikacji Podatnika; jeśli go nie pamiętasz, anuluj poprzedni certyfikat i wygeneruj nowy — pamiętając o limicie 6 certyfikatów miesięcznie.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. IV — Najczęstsze błędy i pytania ↗ · Instrukcja: certyfikat KSeF ↗