Instrukcja jak uzyskać certyfikat uwierzytelniający KSeF w Aplikacji Podatnika

Certyfikat uwierzytelniający KSeF to plik, który umożliwia wystawianie faktur w imieniu Twojej firmy i jest potrzebny do skonfigurowania programu księgowego z Krajowym Systemem e-Faktur. Wygenerujesz go samodzielnie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Cała procedura to 15 ponumerowanych kroków: przygotowanie (krok 1), wygenerowanie certyfikatu w Aplikacji Podatnika (kroki 2–10) oraz wczytanie go do programu TaxMachine (kroki 11–15). Numeracja jest ciągła, więc do każdego kroku możesz odwołać się jego numerem.

Przygotowanie

1. Przygotuj sposób logowania. Do Aplikacji Podatnika zalogujesz się jedną z poniższych metod:
   • Profil Zaufany,
   • podpis kwalifikowany,
   • e-dowód,
   • pieczęć kwalifikowana.
   Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają dostęp od razu — przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany. Spółki muszą wcześniej złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA, chyba że dysponują pieczęcią kwalifikowaną.

Generowanie certyfikatu w Aplikacji Podatnika (kroki 2–10)

2. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika. Wejdź na stronę ap.ksef.mf.gov.pl i zaloguj się, wybierając odpowiedni identyfikator — numer NIP firmy.
3. Otwórz wniosek. W menu po lewej stronie kliknij Certyfikaty, a następnie wybierz Wnioskuj o certyfikat.
4. Nazwij certyfikat i ustaw hasło. Wpisz nazwę certyfikatu — będzie to nazwa pliku zapisanego na komputerze. Następnie wprowadź hasło i je powtórz (wymagania znajdziesz w tabeli pod krokiem 10). Koniecznie zapisz to hasło — jeśli je zgubisz, trzeba będzie wygenerować nowy certyfikat.
5. Kliknij Generuj. Aplikacja wygeneruje pliki, a najważniejszy z nich — klucz prywatny (plik .key) — zostanie zapisany na komputerze. Uwaga: klucz prywatny pobiera się automatycznie w tle zaraz po kliknięciu „Generuj" — łatwo to przeoczyć. Od razu przenieś go w bezpieczne miejsce.
6. Wybierz przeznaczenie certyfikatu. Zaznacz pozycję Uwierzytelnienie w systemie KSeF, a następnie wskaż datę, od której certyfikat ma być ważny.
7. Wyślij wniosek. Kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
8. Podpisz wniosek. Podpisz go swoim Profilem Zaufanym — ekran wygląda podobnie jak przy logowaniu.
9. Poczekaj na wydanie. Po wysłaniu wniosku klikaj Odśwież, aż status zmieni się na „Zakończono pomyślnie".
10. Pobierz certyfikat. Kliknij Pobierz certyfikat — otrzymasz plik z rozszerzeniem .crt. Jeśli nie pobierzesz go od razu, możesz to zrobić później z listy certyfikatów.

Wymagania dla hasła (dotyczy kroku 4)

Co masz po kroku 10

Po poprawnym przejściu kroków 1–10 powinieneś dysponować trzema elementami. Wszystkie będą potrzebne w krokach 11–15:

Dodanie certyfikatu w programie TaxMachine (kroki 11–15)

Gdy masz już oba pliki i hasło, wczytaj je do programu. Uwaga: w TaxMachine plik .crt określany jest jako klucz publiczny.

11. Otwórz okno edycji firmy. Kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwie firmy w lewym oknie, a następnie przejdź na zakładkę KSeF 2.0.
12. Wczytaj klucz publiczny (plik .crt). Naciśnij przycisk „Wczytaj klucz publiczny, plik .crt".
13. Wczytaj klucz prywatny (plik .key). Naciśnij przycisk „Wczytaj klucz prywatny, plik .key". Program połączy oba pliki w jeden certyfikat PEM. Podaj hasło nadane w kroku 4 — błędne hasło zwróci błąd OpenSSL.
14. Sprawdź poprawność. Naciśnij przycisk „Sprawdź poprawność certyfikatu" — program spróbuje otworzyć sesję KSeF. Treść certyfikatu podejrzysz przyciskiem „Pokaż informacje o certyfikacie".
15. Zapisz. W górnym menu naciśnij „Zapisz i zamknij".

O czym koniecznie pamiętać

• Utraconego klucza prywatnego (.key) nie odzyskasz z KSeF. Jedynym wyjściem jest ponowne przejście kroków 2–10.
• Certyfikat jest ważny maksymalnie 2 lata. Zaplanuj odnowienie z wyprzedzeniem.
• Traktuj certyfikat jak dane bankowe. Umożliwia wystawianie faktur w imieniu firmy — nie przechowuj klucza prywatnego i hasła w jednym miejscu.
• Tryb offline i awaryjny wymaga drugiego certyfikatu. Generuje się go tak samo (kroki 2–10), ale w kroku 6 wybierasz przeznaczenie „Podpis linku do weryfikacji wystawcy".

Źródła

• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 — Ministerstwo Finansów
• Krajowy System e-Faktur — informacje ogólne

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Wygląd i działanie Aplikacji Podatnika mogą się zmieniać — szczegóły potwierdzaj w aktualnych materiałach Ministerstwa Finansów.