Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy — faktury między firmami wystawia się i odbiera elektronicznie, w jednym centralnym systemie. Jeśli prowadzisz firmę albo biuro rachunkowe, to zmiana, której nie da się pominąć. Poniżej znajdziesz aktualny harmonogram, przepisy przejściowe i to, jak wygodnie obsłużyć KSeF w programie TaxMachine.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy — harmonogram
- 1 lutego 2026 r. — obowiązek dla dużych firm (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł brutto).
- 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców (wystawianie i odbieranie e-faktur).
W praktyce oznacza to, że większość firm już dziś musi wystawiać i odbierać faktury w KSeF.
Co to oznacza dla Twojej firmy
- faktury sprzedaży trafiają do KSeF i otrzymują unikalny numer KSeF,
- faktury zakupowe odbierasz elektronicznie z systemu,
- do działania potrzebujesz uprawnień oraz certyfikatu lub tokenu KSeF,
- warto przygotować się wcześniej — w tym przetestować wysyłkę.
KSeF w programie TaxMachine — wszystko w jednym miejscu
TaxMachine integruje się z KSeF 2.0, więc całą obsługę e-faktur prowadzisz w jednym programie:
- Wysyłka e-faktur do KSeF i odbiór numeru KSeF,
- Pobieranie faktur zakupowych wystawionych na Twój NIP,
- Automatyczne księgowanie e-faktur do rejestrów VAT i plików JPK_V7,
- obsługa certyfikatów, tokenów i uprawnień.
Instrukcja krok po kroku: KSeF 2.0 — wysyłka i odbiór e-faktur. Zobacz też: Wystawianie faktur, Rejestry VAT, Pliki JPK_V7M/V7K.
Jak przygotować firmę do KSeF — krok po kroku
- Sprawdź, od kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy (patrz harmonogram powyżej).
- Uzyskaj i skonfiguruj uprawnienia oraz certyfikat lub token dostępu do KSeF.
- Skonfiguruj KSeF w programie i wykonaj test połączenia.
- Wystaw próbną e-fakturę i pobierz numer KSeF.
- Włącz automatyczne księgowanie, aby e-faktury trafiały od razu do rejestrów VAT.
KSeF w biurze rachunkowym
Biuro rachunkowe obsługuje KSeF dla wielu klientów naraz — z poziomu jednego programu zarządzasz uprawnieniami i obsługą e-faktur poszczególnych firm. → Biuro — konfiguracja i klienci.
Najczęstsze pytania o KSeF
Czy KSeF jest już obowiązkowy?
Tak. Duże firmy — od 1 lutego 2026 r., pozostali przedsiębiorcy — od 1 kwietnia 2026 r. Do końca 2026 r. obowiązują uproszczenia przejściowe (m.in. faktury papierowe przy sprzedaży ≤ 10 000 zł miesięcznie).
Co to jest numer KSeF?
To unikalny identyfikator nadawany e-fakturze po przyjęciu przez system — potwierdza, że faktura znalazła się w KSeF.
Czy program pobiera faktury kosztowe automatycznie?
Tak — TaxMachine pobiera faktury wystawione na Twój NIP, a Ty decydujesz o ich zaksięgowaniu. Więcej w FAQ.
Źródło harmonogramu: Ministerstwo Finansów — ksef.podatki.gov.pl. Stan na czerwiec 2026 r.