Biuro rachunkowe

W oknie edycji firmy oznaczasz ją jako biuro rachunkowe (świadczące usługi księgowe) — biur może być więcej niż jedno. Następnie ustawiasz: domyślną formę płatności i dzień wystawiania faktur (np. 31. dnia miesiąca), sufiks numeru faktur, szablony wiadomości (osobno dla każdego biura, na zakładce „Biuro rachunkowe") oraz pocztę biura (każde biuro może mieć własne konto, plus konto alternatywne dla wybranych domen). Funkcje działają w wersji dla Biur Rachunkowych po aktywacji klucza.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII — Konfiguracja biura ↗ · Biuro — konfiguracja i klienci ↗

Każdy klient to osobna firma w programie — dodajesz ją standardowo, a w wersji dla biur okno edycji firmy ma dodatkowe właściwości klienta: przypisany pakiet/stawkę usług, zakres obsługi i dane kontaktowe do powiadomień. Ustal stawki raz, na starcie współpracy — comiesięczne fakturowanie stanie się wtedy w dużej mierze automatyczne.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII — Klienci biura ↗ · Biuro — dodawanie i parametry klientów ↗

Bez zamykania programu — w drzewie danych wybierasz kolejną firmę, a operacje (księgowania, deklaracje, wysyłki) wykonujesz w kontekście aktualnie wybranego klienta. Uważaj tylko, by nie wykonać operacji w złym kontekście — zawsze sprawdź, który klient jest wybrany.

Zobacz w instrukcji: Biuro — przełączanie między firmami ↗

Na podstawie ustalonych stawek program generuje pozycje faktur według czterech podstaw: liczby zaksięgowanych dokumentów klienta, liczby obsługiwanych pracowników, dokumentów i deklaracji (formularze, druki, pliki JPK) oraz dowolnie definiowanych pozostałych usług. Faktury generujesz zbiorczo dla zaznaczonych klientów i od razu wysyłasz je e-mailem.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII — Fakturowanie usług księgowych ↗

Moduł rozrachunków ewidencjonuje należności biura: co zafakturowano, co zapłacono i jakie jest saldo — aktualne salda widać wprost na głównej liście firm. Dodawanie płatności jest maksymalnie uproszczone, możesz też wysyłać automatyczne powiadomienia o zaległościach i obsługiwać płatności z góry.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII — Rozrachunki z klientami ↗

Zamiast obsługiwać każdą firmę osobno, zaznaczasz klientów i wysyłasz deklaracje oraz pliki JPK zbiorczo, a potem hurtowo pobierasz UPO. To jedna z kluczowych oszczędności czasu wersji dla biur (zbiorcza wysyłka JPK działa od wersji Profesjonalnej).

Zobacz w instrukcji: Biuro — masowa wysyłka deklaracji i JPK ↗ · Porównanie wersji programu ↗

Cztery rodzaje: podsumowania podatkowe (księgi, VAT, dochody właścicieli, zaliczki — z załącznikami przelewów na podatki), powiadomienia o składkach ZUS (kwota liczona automatycznie — obecnie tylko dla jednoosobowych działalności bez pracowników), status VAT (masowa weryfikacja klientów na białej liście z powiadomieniami) oraz dowolne wiadomości, także masowo w tle. Wysłane wiadomości program zapisuje w skrzynce i w bazie — pod klientem i pod biurem.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII — Masowa komunikacja z klientami ↗

Wersja dla biur integruje się z Programem Płatnika ZUS: asystent importuje dane płatników i wiąże ich z klientami, automat wysyłkowy nienadzorowanie wysyła zestawy dokumentów do ZUS, automat aktualizacyjny masowo aktualizuje dane płatników, a płatnika klienta otworzysz wprost z TaxMachine (z automatycznym importem plików KEDU). Konfiguracja — zakładka „Program Płatnika": dane logowania do bazy Płatnika i PIN certyfikatu.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII — Automatyzacja Programu Płatnika ↗

Bez limitu — podobnie jak bez limitu jest właścicieli/wspólników i pracowników w bazie. Dochodzą do tego operacje zbiorcze na wielu firmach oraz komplet narzędzi biura (fakturowanie usług, rozrachunki, powiadomienia, weryfikacja VAT, masowe e-maile).

Zobacz w instrukcji: Porównanie wersji programu ↗

Przez udziały: każdemu właścicielowi dodajesz udziały we wszystkich firmach, z których czerpie dochody, a program liczy zaliczki i roczne PIT-y z wielu firm naraz — łącznie z podstawą składki zdrowotnej ustalaną ze wszystkich ksiąg. W wersji dla biur liczba właścicieli jest nieograniczona.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. II — Udziały ↗ · Porównanie wersji programu ↗

Tak — gdy dokument podpisuje certyfikatem osoba inna niż podatnik (np. biuro), klient musi wcześniej złożyć pełnomocnictwo UPL-1 dla podpisującego, inaczej wysyłka wróci ze statusem 420. W KSeF analogicznie: klient nadaje biuru uprawnienia w Aplikacji Podatnika, a certyfikat biura obsługuje e-faktury klienta.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. V — Pełnomocnictwo UPL-1 ↗ · Podręcznik, cz. IV — Nadawanie uprawnień KSeF ↗

Zarchiwizuj podmioty, których już nie obsługujesz — archiwizacja działa jak dodatkowy filtr: oznaczone firmy znikają z widoku, co w dużych bazach biur wyraźnie przyspiesza działanie programu. Przy pracy sieciowej pomaga też serwer MariaDB (zamiast SQLite) i ewentualne zwiększenie parametru max_allowed_packet.

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII — Raporty i archiwizacja podmiotów ↗ · Podręcznik, cz. IX — Objaw → rozwiązanie ↗

GMail (i podobne skrzynki) wymaga włączenia dostępu przez SMTP/IMAP oraz opcji „mniej bezpiecznych aplikacji", ponieważ TaxMachine nie korzysta z autoryzacji OAuth2 (połączenie i tak jest szyfrowane SSL). Sprawdź też, czy część klientów nie została pominięta w wysyłce z powodu braków w danych (adresy, uwierzytelnienie).

Zobacz w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII — Najczęstsze błędy i pytania ↗ · Biuro — najczęstsze problemy ↗