Remanent KPiR na koniec roku to jeden z tych obowiązków, o których przedsiębiorcy przypominają sobie zwykle w ostatnim tygodniu grudnia. Spis z natury decyduje o wysokości dochodu do opodatkowania za cały rok, więc warto wiedzieć, kiedy jest wymagany, co powinien zawierać i jak wpływa na rozliczenie. Poniżej praktyczny przewodnik po remanencie i zamknięciu roku w KPiR, razem z aktualnością dotyczącą podpisów, która obowiązuje od 2026 roku.
Kiedy remanent jest obowiązkowy
Obowiązek sporządzenia spisu z natury dla podatników prowadzących KPiR pojawia się w kilku ściśle określonych sytuacjach:
- 1 stycznia każdego roku podatkowego,
- 31 grudnia każdego roku podatkowego,
- w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej,
- przy zmianie składu spółki lub zmianie proporcji udziałów wspólników,
- przy likwidacji firmy.
W praktyce remanent na 1 stycznia i 31 grudnia często się pokrywa. Remanent końcowy jednego roku staje się remanentem początkowym kolejnego (o czym więcej w sekcji o terminach), więc nie trzeba liczyć towarów dwukrotnie w te same dni. Podstawy prowadzenia KPiR opisaliśmy szerzej w instrukcji TaxMachine dotyczącej księgi przychodów i rozchodów, a dla osób dopiero zaczynających działalność przydatny będzie poradnik księgowości JDG od czego zacząć.
Co musi zawierać spis z natury
Spis z natury to dokument formalny i ma określoną formę. Powinien zawierać:
- imię i nazwisko właściciela lub nazwę firmy,
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji,
- szczegółowy opis towaru lub składnika majątku,
- jednostkę miary i ilość stwierdzoną w trakcie spisu,
- cenę jednostkową w złotych,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości przez cenę jednostkową,
- klauzulę zamykającą spis oraz podpis.
Brak któregokolwiek z tych elementów może być podstawą do zakwestionowania remanentu podczas kontroli, dlatego warto sporządzać go starannie, najlepiej na gotowym formularzu lub bezpośrednio w programie księgowym.
Nowość od 2026 roku: koniec obowiązkowych podpisów świadków
To zmiana, o której wielu przedsiębiorców jeszcze nie wie, a warto ją znać przed najbliższym remanentem. Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zniesiono obowiązek dodatkowych podpisów osób towarzyszących przy liczeniu, czyli dotychczasowych świadków spisu. Obecnie spis podpisuje wyłącznie właściciel firmy lub wspólnicy spółki, bez konieczności angażowania i podpisywania się przez osoby trzecie obecne przy liczeniu towaru. To realne uproszczenie formalności związanych z remanentem na koniec roku, szczególnie dla jednoosobowych działalności, gdzie znalezienie dodatkowego świadka bywało kłopotliwe.
Jak wycenić poszczególne składniki remanentu
Sposób wyceny zależy od rodzaju składnika majątku objętego spisem:
- towary handlowe i materiały, według cen zakupu lub cen nabycia, chyba że ceny rynkowe w dniu sporządzania spisu są niższe, na przykład z powodu uszkodzenia towaru, wtedy stosuje się cenę rynkową,
- półprodukty i wyroby gotowe, według kosztów wytworzenia,
- odpady, według wartości użytkowej, z uwzględnieniem ich przydatności do dalszego przerobu.
Poprawna wycena ma bezpośrednie przełożenie na wynik podatkowy, dlatego to jeden z ważniejszych etapów całego remanentu.
Jak remanent wpływa na dochód
Mechanizm jest prostszy, niż się wydaje, choć często budzi wątpliwości. Remanent początkowy i końcowy porównuje się ze sobą, a różnica między nimi koryguje dochód wyliczony na podstawie przychodów i kosztów z całego roku:
- jeśli remanent końcowy jest wyższy niż remanent początkowy, różnica zwiększa dochód do opodatkowania, bo oznacza to, że w magazynie zostało więcej towaru niż na początku roku, czyli faktycznie wydano na zakupy więcej, niż wynika to z samej sprzedaży,
- jeśli remanent końcowy jest niższy niż początkowy, różnica zmniejsza dochód, ponieważ firma sprzedała więcej towaru, niż w tym roku dokupiła, więc część kosztu zakupu dotyczy w istocie sprzedaży z poprzedniego okresu.
Innymi słowy, remanent pilnuje, żeby koszt zakupu towaru był rozliczany w tym roku, w którym towar faktycznie został sprzedany, a nie w roku, w którym został kupiony i trafił na półkę.
Terminy: kiedy wpisać remanent do KPiR
Samo sporządzenie spisu to nie koniec obowiązków. Wycenę remanentu trzeba wpisać do księgi przychodów i rozchodów w ciągu 14 dni od zakończenia spisu z natury. Warto też pamiętać, że remanent końcowy danego roku staje się remanentem początkowym roku następnego i wpisuje się go pod datą 31 grudnia. Terminy związane z rozliczeniem rocznym i innymi obowiązkami podatkowymi zebraliśmy w kalendarzu terminów podatkowych 2026.
Jak to wygląda w programie księgowym
W TaxMachine wartość sporządzonego remanentu wprowadza się bezpośrednio do księgi przychodów i rozchodów, a program automatycznie uwzględnia ją przy wyliczaniu dochodu w rozliczeniu rocznym. Dzięki temu nie trzeba ręcznie pilnować, w którym miejscu deklaracji ma się znaleźć różnica remanentów, program robi to na podstawie wprowadzonych wartości remanentu początkowego i końcowego.
Pobierz bezpłatne demo › TaxMachine Standard
Źródła
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Aktualne zasady sporządzania remanentu warto zawsze zweryfikować u księgowego lub bezpośrednio w przepisach obowiązujących na dzień sporządzania spisu.