Biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość: rachunek kosztów

Biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość? To pytanie prędzej czy później zadaje sobie każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność. Odpowiedź zależy nie tylko od budżetu, ale też od formy opodatkowania, liczby dokumentów, czasu, jaki możesz poświęcić na rozliczenia, oraz od tego, kto w praktyce odpowiada za ewentualne błędy. Poniżej znajdziesz czynniki, które warto wziąć pod uwagę, zanim podejmiesz decyzję.

Co realnie kosztuje biuro rachunkowe

Cennik biur rachunkowych bywa bardzo zróżnicowany i trudno podać tu jedną wiążącą kwotę, bo ostateczna cena zależy od kilku konkretnych czynników.

• Forma opodatkowania i rodzaj księgowości. Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) lub ewidencja ryczałtu wymagają zwykle mniej pracy niż pełna księgowość, czyli księgi rachunkowe, dlatego biura wyceniają je zwykle niżej.
• Liczba dokumentów miesięcznie. Im więcej faktur, paragonów i innych dowodów księgowych trzeba zaksięgować, tym więcej czasu zajmuje to biuru, a to zwykle przekłada się na cenę.
• Liczba zatrudnionych pracowników. Kadry i płace to zwykle osobna usługa, doliczana za każdą zatrudnioną osobę, więc im większy zespół, tym wyższy koszt obsługi.
• Branża i specyfika rozliczeń. Działalność wymagająca dodatkowej wiedzy, na przykład handel wewnątrzwspólnotowy, rozliczenia VAT UE czy działalność w kilku krajach, bywa wyceniana wyżej niż prosta usługowa jednoosobowa działalność.

Ponieważ te czynniki różnią się w każdej firmie, najbardziej wiarygodnym sposobem sprawdzenia realnej ceny jest poproszenie o wycenę kilku biur rachunkowych działających w Twojej okolicy lub branży, najlepiej z rozbiciem na poszczególne usługi: bieżącą księgowość, kadry i płace, dodatkowe zestawienia. Pozwoli to porównać oferty na tych samych zasadach, zamiast opierać się na jednej, uśrednionej liczbie.

Ile kosztuje samodzielna księgowość

Samodzielne prowadzenie księgowości w programie komputerowym, takim jak TaxMachine, ma inną strukturę kosztów niż zlecenie jej biuru. Zamiast powtarzającego się co miesiąc wydatku pojawia się jednorazowy koszt licencji programu, opłacany raz, bez comiesięcznego abonamentu.

Drugim elementem jest czas własny. Przy prostych rozliczeniach, czyli jednoosobowej działalności na KPiR lub ryczałcie, regularne wprowadzanie dokumentów i wygenerowanie deklaracji zajmuje zwykle kilka godzin miesięcznie. To czas, który trzeba zarezerwować w kalendarzu, ale nie wiąże się z dodatkowym kosztem finansowym poza samą licencją.

Szczegóły modelu licencji bez abonamentu opisuje strona program księgowy bez abonamentu. Warto też zajrzeć do porównania wersji programu oraz do karty produktu TaxMachine Standard, żeby sprawdzić, co dokładnie obejmuje licencja.

Kto odpowiada za błędy, gdy księgowość prowadzi biuro rachunkowe

To jeden z faktów, o którym warto pamiętać przed podjęciem decyzji. Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za podatki wynikające ze zobowiązań podatkowych. Ta odpowiedzialność ciąży na podatniku niezależnie od tego, czy rozliczenie przygotował on sam, czy zrobiło to zlecone biuro rachunkowe.

Innymi słowy, oddanie księgowości biuru nie przenosi odpowiedzialności wobec urzędu skarbowego na to biuro. Biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność cywilną, czyli odszkodowawczą, wobec swojego klienta za nienależyte wykonanie umowy, jeśli z jego winy powstał błąd. To jednak osobna sprawa, którą trzeba dochodzić na drodze cywilnej, a sam obowiązek zapłaty podatku wraz z ewentualnymi odsetkami wobec urzędu skarbowego i tak pozostaje po stronie podatnika.

Dlatego niezależnie od tego, czy księgowość prowadzisz sam, czy zleciłeś ją biuru, warto rozumieć własne rozliczenia i mieć nad nimi choćby podstawową kontrolę.

Kiedy biuro rachunkowe ma sens

• Prowadzisz pełną księgowość, czyli księgi rachunkowe, na przykład jako spółka.
• Twoje rozliczenia są skomplikowane, na przykład obejmują kilka krajów, kilka form działalności jednocześnie lub nietypowe transakcje.
• Nie masz czasu ani ochoty na regularne wprowadzanie dokumentów i pilnowanie terminów.
• Potrzebujesz wsparcia w bieżących pytaniach księgowych i kogoś, kto na bieżąco śledzi zmieniające się przepisy.

Kiedy samodzielna księgowość ma sens

• Prowadzisz prostą jednoosobową działalność gospodarczą rozliczaną na KPiR lub ryczałcie.
• Zależy Ci na pełnej kontroli nad swoimi danymi finansowymi i sposobem ich prezentacji.
• Chcesz ograniczyć koszty do jednorazowej licencji zamiast powtarzającego się co miesiąc wydatku.
• Jesteś gotowy na regularne, na przykład cotygodniowe wprowadzanie dokumentów, zamiast odkładać to na koniec miesiąca.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i zastanawiasz się, od czego zacząć samodzielną księgowość, zobacz artykuł księgowość jednoosobowej działalności, od czego zacząć.

Checklista decyzyjna

Zanim zdecydujesz, odpowiedz sobie na kilka pytań.

• Jaką formę opodatkowania i księgowości prowadzisz: KPiR, ryczałt czy pełną księgowość?
• Ile dokumentów księgowych generujesz w typowym miesiącu?
• Czy zatrudniasz pracowników, a jeśli tak, to ilu?
• Ile czasu miesięcznie realnie możesz przeznaczyć na wprowadzanie dokumentów i pilnowanie terminów?
• Czy Twoja działalność ma nietypowe rozliczenia, na przykład VAT UE, kilka krajów lub kilka form działalności jednocześnie?
• Czy ważniejsza jest dla Ciebie pełna kontrola nad danymi, czy oddanie tego tematu komuś innemu?

Im więcej odpowiedzi wskazuje na prostą działalność, regularność i chęć kontroli, tym bardziej sensowna jest samodzielna księgowość w programie. Im więcej wskazuje na złożoność, brak czasu i potrzebę wsparcia, tym bardziej warto rozważyć biuro rachunkowe.

Rozwiązanie pośrednie: można zmienić zdanie później

Wybór między biurem rachunkowym a samodzielną księgowością nie musi być decyzją na całe życie firmy. Wiele jednoosobowych działalności zaczyna samodzielnie w programie księgowym, dopóki rozliczenia są proste, a w miarę wzrostu firmy, na przykład po zatrudnieniu pierwszych pracowników albo przejściu na pełną księgowość, przekazuje temat biuru rachunkowemu.

Możliwy jest też kierunek odwrotny. Firmy, które dotąd korzystały z biura, przechodzą na samodzielne prowadzenie księgowości, gdy chcą ograniczyć koszty stałe lub odzyskać kontrolę nad danymi. Punktem startowym dla jednoosobowej działalności gospodarczej jest wtedy zwykle wersja programu opisana na stronie program księgowy dla jednoosobowej działalności gospodarczej.

Źródła

• Ordynacja podatkowa, tekst jednolity, Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP)

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Aktualne zasady dotyczące odpowiedzialności podatkowej i wyboru formy prowadzenia księgowości warto zweryfikować z doradcą podatkowym lub bezpośrednio w treści obowiązujących przepisów.