Od lutego 2026 KSeF przestaje być dobrowolny. Największe firmy wchodzą do systemu jako pierwsze, reszta podatników VAT dołącza dwa miesiące później, a najmniejsi dostają dodatkowy rok. Poniżej konkretne daty, progi i to, co grozi za brak gotowości.
Terminy i progi w skrócie
| Data | Kogo dotyczy | Obowiązek |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | Sprzedaż z VAT powyżej 200 mln zł w 2024 r. | Wystawianie faktur w KSeF |
| 1 lutego 2026 | Praktycznie wszyscy podatnicy VAT | Techniczna gotowość do odbierania faktur z KSeF |
| 1 kwietnia 2026 | Pozostali podatnicy VAT | Wystawianie faktur w KSeF |
| do 31 grudnia 2026 | Sprzedaż z VAT do 10 000 zł miesięcznie na fakturach spoza KSeF | Zwolnienie z obowiązku |
| 1 stycznia 2027 | Firmy korzystające z powyższego zwolnienia | Dołączają do KSeF na stałe |
| 1 stycznia 2027 | Wszyscy | Numer KSeF w przelewach, w tym split payment |
Co zrobić, żeby być gotowym
Zacznij od sprawdzenia, do której grupy należysz. Próg 200 mln zł liczony jest od sprzedaży z VAT osiągniętej w 2024 roku. Ta liczba jest już znana i nie zmieni się do lutego. Jeśli go nie przekraczasz, masz czas do kwietnia, a przy sprzedaży poniżej 10 000 zł miesięcznie na fakturach spoza KSeF nawet do końca 2026 roku.
Drugi krok to certyfikat wystawcy faktury. Ministerstwo Finansów udostępniło go od listopada 2025 i można go wyrobić z wyprzedzeniem, bez czekania na własny termin wejścia do systemu. Trzeci krok to program księgowy: sprawdź, czy wysyła i odbiera faktury w strukturze FA(3), bo to wersja schemy obowiązująca od startu KSeF 2.0, a starsze FA(2) po drodze przestają wystarczać. Środowisko testowe działa od września 2025. Pierwsze wystawienie warto zrobić właśnie tam, nie dopiero na produkcji.
Nawet jeśli Twoja firma korzysta ze zwolnienia dla drobnej sprzedaży, warto zaplanować przejście z wyprzedzeniem. Termin 1 stycznia 2027 dotyczy też podania numeru KSeF w przelewach, a to zmiana w samej księgowości, nie tylko w wystawianiu faktur.
Co grozi za brak gotowości
Błędy i opóźnienia we wdrożeniu na razie nie są karane. Trwa okres przejściowy zaplanowany do końca 2026 roku, czyli margines na oswojenie się z nowym obowiązkiem, ale z wyraźnym końcem: 1 stycznia 2027 wracają realne sankcje, do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem albo 18,7% jej wartości brutto, minimum 1000 zł. Im później zaczniesz testować własny proces, tym mniej zostaje czasu na poprawki przed tą datą.
Jak TaxMachine obsługuje KSeF już dziś
Część powyższej listy w TaxMachine nie wymaga osobnego wdrażania. Program łączy się z KSeF bez pośredniczącej aplikacji: do pobierania e-faktur wystarczy jedno uprawnienie, odczyt nadany w portalu Ministerstwa Finansów. Samo pobieranie idzie równolegle dla kilkunastu obsługiwanych firm naraz, nie jedna po drugiej, co ma znaczenie zwłaszcza dla biur rachunkowych. Faktura pobrana z KSeF trafia od razu do zakładki księgowania, gdzie da się ustawić wymiary księgi rachunkowej na miejscu, a dekretacja wychodzi bezpośrednio na wydruku, z zapamiętanym rejestrem VAT danej firmy i z automatycznie doklejonym kodem QR, nawet jeśli oryginał go nie miał. Dla firmy zwolnionej z VAT program sam obsłuży też księgowanie zaliczek z takich faktur.
Chcesz mieć pewność, że firma jest gotowa na obowiązkowy KSeF? Sprawdź, którą wersję TaxMachine warto wybrać.
Zobacz wersje i ceny › Pobierz demoŹródła: Ministerstwo Finansów, portal KSeF, sekcja JDG i MŚP, wyjaśnienia dot. terminu obowiązkowego KSeF.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Terminy i progi mogą się zmieniać wraz z kolejnymi rozporządzeniami. Przed decyzją sprawdź aktualny stan na oficjalnym portalu KSeF.